Với độ an toàn cao, tiết kiệm được nhiều chi phí, gửi giấy tờ qua đường bưu điện đã trở thành một phương án được rất nhiều người lựa chọn. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có nhiều người thắc mắc về cách gửi giấy tờ qua bưu điện như thế nào là đúng và tiết kiệm được nhiều thời gian nhất. Trong bài viết dưới đây, Vận chuyển Phước An sẽ chia sẻ tới bạn cách gửi giấy tờ qua bưu điện một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
Các bước chuẩn bị trước khi gửi
Loại giấy tờ: tùy thuộc vào từng loại giấy tờ khi gửi, bạn cần có những lưu ý khác nhau:
Ví dụ:
- Giấy tờ tùy thân: hộ chiếu, chứng minh thư, Căn cước công dần… cần được photo công chứng nếu yêu cầu.
- Giấy tờ pháp lý: Giấy tờ liên quan đến các giao dịch thì cần được đóng dấu giáp lai.
Cách đóng gói: Sử dụng phong bì hoặc hộp đựng chắc chắn, có thể chống thấm nước. Bên trong, bạn nên lót thêm một lớp xốp hoặc bìa cứng để bảo vệ giấy tờ.
Thông tin cần thiết: Bạn nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin của người gửi và người nhận, bao gồm:
- Họ và tên
- Địa chỉ đầy đủ
- Số điện thoại
- Mã bưu điện
Đâu là cách gửi giấy tờ qua bưu điện phổ biến hiện nay?
Nếu như trước đây, chúng ta chỉ có thể đem giấy tờ ra bưu cực gần nhất để gửi. Nhưng hiện nay, với công nghệ hiện đại, ngoài cách gửi giấy tờ truyền thống, bạn có thể tạo đơn hàng ngay trên hệ thống của bưu điện và chờ nhân viên bưu cục đến nhận đơn.
Với cách gửi giấy tờ tại bưu điện được xem là cách đơn giản và dễ thực hiện nhất, đặc biệt đối với những người không hiểu rõ về các ứng dụng công nghệ. Để gửi giấy tờ tại bưu điện, bạn cần phải mang theo các loại giấy tờ đầy đủ. Lưu ý: bạn cần phải điền đầy đủ và chính xác thông tin của người gửi và người nhận. Để tiết kiệm thời gian gửi giấy tờ tại bưu điện, bạn nên tìm hiểu thông tin về bưu cục gần nhất.
Hoặc bạn có thể tải ứng dụng của Vietnam Post về điện thoại của mình hoặc truy cập vào website của bưu điện và tiến hành tạo đơn hàng. Lưu ý: bạn nên nhập đầy đủ thông tin cần thiết để nhân viên của bưu cục có thể đến trực tiếp địa chỉ để lấy hàng và gửi đi. Cách gửi hàng này vô cùng đơn giản và thuận tiện. Tuy nhiên, nếu bạn có giấy tờ cần phải bảo mật thông tin thì phải đóng gói thật cẩn thận và niêm phong bằng con dấu hoặc chữ ký để nâng cao tính bảo mật.
Hiện nay, hầu hết các bạn trẻ đều sử dụng cách thức giao nhận hàng bằng việc tải ứng dụng Vietnam Post về máy hoặc truy cập website rồi tiến hành tạo đơn hàng và nhập đầy đủ những thông tin cần thiết để nhân viên bưu cục đến trực tiếp địa chỉ nhà và tiến hành lấy hàng đi gửi.
Đồng thời, khi gói hàng, bạn cần lưu ý ghi rõ mã vận đơn của đơn hàng bên trên bề mặt hàng hóa để tránh trường hợp thất lạc hàng hóa. Đồng thời, nếu các loại giấy tờ cần gửi đi là là tài liệu quan trọng thì bạn nên lựa chọn hình thức chuyển phát là bưu phẩm, để đảm bảo tối đa sự an toàn và thông thường mã bưu phẩm của phương thức này thường bắt đầu bằng chữ R
Cách gửi giấy tờ qua bưu điện
Cách gửi giấy tờ qua bưu điện sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ giấy tờ cần phải gửi. Bỏ tất cả vào túi tài liệu để tránh bị rơi, lạc mất.
- Bước 2: Tìm bưu điện gần nhất để gửi giấy tờ hoặc điền thông tin trên ứng dụng hoặc Webiste của bưu cục để tiến hành gửi hàng.
- Bước 3: Bạn chỉ cần đưa cho nhân viên bưu cục để họ nhập bưu phẩm trên hệ thống, niêm phong là hoàn thành.
Lưu ý: hãy giữ biên lai thật cẩn thận, trong trường hợp thất lạc hoặc có vấn đề phát sinh bạn cần chỉ cần ra bưu điện và đưa biên lai để xử lý
Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu?
Dịch vụ chuyển phát thông thường và chuyển phát nhanh và hai loại hình dịch vụ gửi giấy tờ qua bưu điện được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, căn cứ vào dịch vụ lựa chọn, chất lượng gửi hàng và quãng đường chuyển phát mà thời gian gửi giấy tờ, tài liệu qua bưu điện sẽ khác nhau.
Đối với dịch vụ chuyển phát thông thường
Thông thường, khi lựa chọn dịch vụ chuyển phát thông thường, trung bình từ 5 đến 7 ngày thì bạn sẽ nhận được giấy tờ, thư từ cần gửi với mức cước phí vận chuyển khá rẻ. Tuy nhiên, trong trường hợp địa chỉ nhận hàng khá xa, có địa hình phức tạp hoặc điều kiện thời tiết giao hàng không thuận lợi thì thời gian nhận hàng có thể sẽ kéo dài thêm 2-3 ngày so với dự kiến.
Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh
Chuyển phát nhanh là dịch vụ có cước phí vận chuyển cao hơn so với chuyển phát thông thường. Tuy nhiên, đây là loại hình dịch vụ khá phù hợp đối với những ai muốn tiết kiệm thời gian, yêu cầu tính cấp tốc về thời gian vận chuyển.
Khi sử dụng dịch vụ này, thời gian giao nhận hàng sẽ được rút ngắn đáng kể, trung bình bạn chỉ mất khoảng từ 1-2 ngày để chuyển phát thành công đơn hàng ở khu vực gần. Đối với những khu vực đi lại khó khăn, thời gian chuyển phát nhanh sẽ cộng thêm khoảng 1-2 ngày so với dự kiến, tức là từ 3-5 ngày thì bạn sẽ nhận được hàng.
Trên thực tế, nếu bưu kiện cần được chuyển phát là giấy tờ, tài liệu thì mức cước phí giữa hai dịch vụ vận chuyển này sẽ không có sự chênh lệch quá lớn nên bạn hoàn toàn có thể cân nhắc và xem xét để lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với mình.
Những lưu ý khi gửi giấy tờ qua bưu điện
- Giấy tờ quan trọng: Nên photo công chứng bản gốc và gửi bản photo.
- Các trường hợp đặc biệt: Đối với các giấy tờ gửi đi nước ngoài thì cần phải làm thủ tục hải quan
- Những điều cần tránh
- Không nên gấp nếp giấy tờ
- Không sử dụng băng dính để dán trực tiếp lên giấy tờ
- Không gửi các chất dễ cháy, nổ hoặc các vật dụng cấm
Gửi giấy tờ qua bưu điện không còn quá phức tạp. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn hình thức gửi phù hợp và làm theo hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể gửi giấy tờ một cách nhanh chóng và an toàn.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về thời gian, cách gửi giấy tờ qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng nhất mà chúng tôi – Phước An Logistics muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn và lựa chọn được cho mình cách gửi giấy tờ qua bưu điện phù hợp nhất.
- Gửi hàng đi Thái Lan chỉ với 30k/1kg – Bảng Giá 2024 - 10/12/2024
- Vận chuyển phụ liệu may mặc đi Campuchia Chuyên nghiệp - 09/12/2024
- Thủ tục tạm nhập tái xuất đi Lào – Chi tiết dịch vụ - 09/12/2024
