Hiện nay, việc gửi giấy tờ qua bưu điện đang được rất nhiều khách hàng lựa chọn. Bài viết dưới đây của chúng tôi – Vận Chuyển Phước An sẽ hướng dẫn chi tiết cách gửi giấy tờ qua bưu điện và các bước cũng như các lưu ý dành cho bạn nhé!
3 Cách gửi giấy tờ qua bưu điện phổ biến
Hiện nay, đang có 3 cách gửi giấy tờm các chứng từ, hợp đồng quan trọng. Mỗi cách sẽ có mỗi tên dịch vụ khác nhau, cụ thể như sau:
Bưu phẩm đảm bảo
Đây là một cách gửi giấy tờ, các công văn hay các giấy tờ quan trọng phổ biến hiện nay.
Ưu điểm:
- Đảm bảo về tính bảo mật
- Thời gian vận chuyển nhanh chóng
- Rõ ràng về biên nhận hàng và gửi hàng
- Dễ dàng theo dõi lộ trình vận chuyển
- Phí dịch vụ này khá rẻ so với các dịch vụ khác trên thị trường
Nhược điểm:
- Thời gian vận chuyển sẽ lâu hơn so với các cách gửi giấy tờ qua bưu điện khác
- Dịch vụ này sẽ không có thu hộ COD
Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS
Đây là cách thứ 2 cho việc gửi giấy tờ qua bưu điện đang được sử dụng khá nhiều hiện nay.
Ưu điểm:
- Có các dịch vụ đặc biệt như COD – Thu Hộ
- Thời gian vận chuyển nhanh chóng
- Dễ dàng cho việc theo dõi lộ trình vận chuyển
Nhược điểm:
- Giá cước – chi Phí khá cao
Bưu Kiện
Ưu điểm:
- Phù hợp cho việc gửi các giấy tờ có trọng lương hay số lượng lớn
- Giá cước sẽ rẻ
Nhược điểm:
- Thời gian vận chuyển nhanh chóng
- Không có dịch vụ thu hộ
Hướng dẫn cách gửi giấy tờ qua bưu điện
Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách gửi các loại giấy tờ quan trọng của bạn qua bưu điện chi tiết nhất nhé.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và đóng gói
Bạn cần sắp xếp và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần gửi. Sau đó phân loại một cách hợp lý nhất và đóng gói thật kỹ bằng các vật dụng như: Bì thư, thùng carton. Lưu ý: Ban cần đóng gói thật cẩn thận
Bước 2: Điền và Ghi đầy đủ các thông tin
Để tránh việc sai sót bạn cần điền đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin của người gửi
- Thông tin của người nhận
- Giá trị của giấy tờ (bưu phẩm)
- Loại hình dịch vụ vận chuyển
- Các ghi chú đặc biệt nếu có
Bước 3: Mang hàng đến bưu điện gần nhất
Bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan đến bạn (người gửi) để thực hiện các thủ tục. Sau đó thanh toán và nhận biên lai
Bước 4: Lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp
Bạn cần lựa chọn về loại hình dịch vụ vận chuyển phù hợp. Ví dụ đối với nhu cầu của bạn đang cần vận chuyển gấp thì nên sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh. Còn nếu không gấp bạn có thể sử dụng dịch vụ thông thường nhé!
Đâu là cách gửi giấy tờ qua bưu điện phổ biến hiện nay?
Nếu như trước đây, chúng ta chỉ có thể đem giấy tờ ra bưu cực gần nhất để gửi. Nhưng hiện nay, với công nghệ hiện đại, ngoài cách gửi giấy tờ truyền thống, bạn có thể tạo đơn hàng ngay trên hệ thống của bưu điện và chờ nhân viên bưu cục đến nhận đơn.
Với cách gửi giấy tờ tại bưu điện được xem là cách đơn giản và dễ thực hiện nhất, đặc biệt đối với những người không hiểu rõ về các ứng dụng công nghệ. Để gửi giấy tờ tại bưu điện, bạn cần phải mang theo các loại giấy tờ đầy đủ.
Lưu ý: bạn cần phải điền đầy đủ và chính xác thông tin của người gửi và người nhận. Để tiết kiệm thời gian gửi giấy tờ tại bưu điện, bạn nên tìm hiểu thông tin về bưu cục gần nhất.
Hoặc bạn có thể tải ứng dụng của Vietnam Post về điện thoại của mình hoặc truy cập vào website của bưu điện và tiến hành tạo đơn hàng. Lưu ý: bạn nên nhập đầy đủ thông tin cần thiết để nhân viên của bưu cục có thể đến trực tiếp địa chỉ để lấy hàng và gửi đi. Cách gửi hàng này vô cùng đơn giản và thuận tiện. Tuy nhiên, nếu bạn có giấy tờ cần phải bảo mật thông tin thì phải đóng gói thật cẩn thận và niêm phong bằng con dấu hoặc chữ ký để nâng cao tính bảo mật.
Hiện nay, hầu hết các bạn trẻ đều sử dụng cách thức giao nhận hàng bằng việc tải ứng dụng Vietnam Post về máy hoặc truy cập website rồi tiến hành tạo đơn hàng và nhập đầy đủ những thông tin cần thiết để nhân viên bưu cục đến trực tiếp địa chỉ nhà và tiến hành lấy hàng đi gửi.
Đồng thời, khi gói hàng, bạn cần lưu ý ghi rõ mã vận đơn của đơn hàng bên trên bề mặt hàng hóa để tránh trường hợp thất lạc hàng hóa. Đồng thời, nếu các loại giấy tờ cần gửi đi là là tài liệu quan trọng thì bạn nên lựa chọn hình thức chuyển phát là bưu phẩm, để đảm bảo tối đa sự an toàn và thông thường mã bưu phẩm của phương thức này thường bắt đầu bằng chữ R.
Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu?
Dịch vụ chuyển phát thông thường và chuyển phát nhanh và hai loại hình dịch vụ gửi giấy tờ qua bưu điện được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, căn cứ vào dịch vụ lựa chọn, chất lượng gửi hàng và quãng đường chuyển phát mà thời gian gửi giấy tờ, tài liệu qua bưu điện sẽ khác nhau.
Đối với dịch vụ chuyển phát thông thường
Thông thường, khi lựa chọn dịch vụ chuyển phát thông thường, trung bình từ 5 đến 7 ngày thì bạn sẽ nhận được giấy tờ, thư từ cần gửi với mức cước phí vận chuyển khá rẻ. Tuy nhiên, trong trường hợp địa chỉ nhận hàng khá xa, có địa hình phức tạp hoặc điều kiện thời tiết giao hàng không thuận lợi thì thời gian nhận hàng có thể sẽ kéo dài thêm 2-3 ngày so với dự kiến.
Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh
Khi sử dụng dịch vụ này, thời gian giao nhận hàng sẽ được rút ngắn đáng kể, trung bình bạn chỉ mất khoảng từ 1-2 ngày để chuyển phát thành công đơn hàng ở khu vực gần. Đối với những khu vực đi lại khó khăn, thời gian chuyển phát nhanh sẽ cộng thêm khoảng 1-2 ngày so với dự kiến, tức là từ 3-5 ngày thì bạn sẽ nhận được hàng.
Những lưu ý khi gửi giấy tờ qua bưu điện
- Giấy tờ quan trọng: Nên photo công chứng bản gốc và gửi bản photo.
- Các trường hợp đặc biệt: Đối với các giấy tờ gửi đi nước ngoài thì cần phải làm thủ tục hải quan
- Không nên gấp nếp giấy tờ
- Không sử dụng băng dính để dán trực tiếp lên giấy tờ
- Không gửi các chất dễ cháy, nổ hoặc các vật dụng cấm
Gửi giấy tờ qua bưu điện không còn quá phức tạp. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn hình thức gửi phù hợp và làm theo hướng dẫn, bạn hoàn toàn có thể gửi giấy tờ một cách nhanh chóng và an toàn.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về thời gian, cách gửi giấy tờ qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng nhất mà chúng tôi – Phước An Logistics muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn và lựa chọn được cho mình cách gửi giấy tờ qua bưu điện phù hợp nhất.
- Vận chuyển tủ điện đi Campuchia - 07/02/2025
- Gửi hàng từ Hải Phòng đi Thái Lan - 05/02/2025
- Vận chuyển hàng từ Nghệ An đi Thái Lan - 04/02/2025