Trong một công ty xuất nhập khẩu hoặc logistics thì vị trí “Documentation Staff” đóng vai trò hết sức quan trọng. Vậy Documentation Staff là gì? Ở vị trí Documentation Staff sẽ phải làm những công việc gì? Và kỹ năng cần có của Documentation Staff. Bài viết dưới đây của Vận chuyển Phước An sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc trên, hãy cùng tìm hiểu nhé.
Documentation Staff là gì?
Documentation Staff hay còn gọi là nhân viên chứng từ. Các nhân viên chứng từ này sẽ làm việc với hàng loạt các loại giấy tờ liên quan như bộ chứng từ CO, bộ chứng từ khai quan,…đến quy trình xuất – nhập khẩu hàng hoá cho các công ty hoặc doanh nghiệp đã, đang và sẽ xuất nhập khẩu hàng hoá.
Documentation Staff sẽ làm những gì?
Tuỳ vào quy mô của công ty mà nhân viên chứng từ sẽ làm những công việc khác nhau. Về cơ bản, các nhân viên chứng từ đều làm những công việc sau:
- Chuẩn bị hồ sơ khai quan: Liên hệ với bên xuất nhập khẩu để lấy các giấy tờ liên quan như: Sales Contract (Hợp đồng thương mại); Invoice (Hoá đơn), CQ, giấy kiểm định, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy công bố an toàn thực phẩm,…
- Khai quan điện tử: Tập hợp các chứng từ để tiến hành lên tờ khai trên hệ thống phần mềm VNACCS. Sau khi được duyệt tờ khai, gộp vào chứng từ thông quan, giao cho nhân viên hiện trường đi xử lý trực tiếp ở chi cục hải quan mở tờ khai.
- Xin C/O: Nhân viên chứng từ liên hệ với khách hàng để xin các giấy tờ cần thiết để làm C/O. Khai C/O trên hệ thống điện tử ECOSY. Sau khi có C/O sẽ tiến hành giao cho nhân viên hiện trường đi nộp hồ sơ ở VCCI. Sau khi có C/O nhận lại từ nhân viên giao nhận và gửi về cho khách hàng.
- Làm công bố ATTP (nếu các tổ chức, cá nhân xuất nhập khẩu các mặt hàng thực phẩm): Liên hệ với khách hàng để xin những giấy tờ cần thiết, khai báo lên hệ thống VFA của bộ y tế qua website. Sau đó giao cho nhân viên hiện trường đi đăng ký kiểm tra, thẩm định. Sau khi đủ hồ sơ thì gửi về Cục An toàn thực phẩm để chờ kết quản. Nhận kết quả và gửi về cho khách hàng hoặc đưa nhân viên hiện trường đi thông quan hàng hoá.
- Khai E-manifest: Khi tàu gần đến cảng, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai báo manifest với hải quan, bao gồm những thông tin như: loại hàng, số lượng…Đảm bảo răng các thông tin trên các chứng từ phải trùng khớp với nhau.
- Làm Bill Of Lading hàng xuất và làm lệnh – D/O hàng nhập: Hàng hoá được giao lên tàu thì nhân viên chứng từ sẽ phát hàng Bill Of Lading cho chủ hàng và khi hàng đến sẽ làm lệnh D/O hàng nhập.
- Giám sát vận chuyển, theo dõi đơn hàng
- Lưu trữ hồ sơ
- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng và chuẩn bị giấy tờ theo các hình thức: L/C,T/T,D/A,…
Vị trí công việc của Documentation Staff
Một số vị trí công việc của nhân viên chứng từ như:
- Nhân viên chứng từ hàng Air xuất – nhập khẩu
- Nhân viên chứng từ hàng Sea nhập
- Nhân viên chứng từ hàng Sea xuất
- Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
- Chứng từ trong thanh toán quốc tế
- Chứng từ bộ phận cước – logistics
Những kỹ năng cần có của Documentation Staff
Là một nhân viên chứng từ, đòi hỏi bạn phải trau dồi các kỹ năng của mình một cách tốt nhất để phục vụ cho công việc của mình.
Kỹ năng nắm bắt quy định pháp luật và quy trình
Nhân viên chứng từ phải nắm bắt được các thông tin pháp luật liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu để tránh vi phạm những nguyên tắc, những điều cấm trong pháp luật. Một số bộ luật cần nắm như: Luật kinh tế, luật thương mại quốc tế, luật ngoại thương, luật hải quan,…
Kỹ năng quản lý chứng từ và thông tin
Đây là một trong những yếu tố quan trọng đòi hỏi phải có ở một nhân viên chứng từ. Nhân viên chứng từ cần phải có khả năng tổ chức, theo dõi các chứng từ và đảm bảo tính chính xác của các chứng từ đó. Mọi thông tin phải được tổ chức và bảo mật một cách có hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm giấy tờ để phục vụ cho quá trình xuất nhập khẩu sẽ xảy ra những tình huống bất ngờ. Đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có cách giải quyết vấn đề nhanh chóng và có hiệu quả để tránh mất thời gian và chi phí.
Kỹ năng quản lý được thời gian
Nhân viên chứng từ phải đảm bảo thời gian chính xác cho các thủ tục hải quan và quá trình vận chuyển được diễn ra như dự kiến. Kỹ năng này giúp cho quy trình hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra đúng tiến độ hơn
Kỹ năng tư duy phân tích
Đây cũng là một trong những kỹ năng cần có ở một nhân viên chứng từ, khi các tình huống không mong muốn xảy ra, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải phân tích được nguyên nhân và tìm ra những giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.
Ngoại ngữ
Vì hầu hết các chứng từ đều được sử dụng ngôn ngữ tiếng anh hoặc một ngôn ngữ khác của nước nhập khẩu. Đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có khả năng ngoại ngữ, đọc, hiểu, viết và giao tiếp ngoại ngữ tốt để trao đổi thông tin với nhau và xử lý công việc tốt nhất.
Bài viết là toàn bộ những thông tin liên quan đến Documentation Staff, hi vọng sẽ giúp bạn, đặc biệt là các bạn sinh viên hoặc những bạn đang có xu hướng tìm hiểu về Documentation Staff là gì? Và công việc liên quan đến Documentation Staff. Ngoài ra, chúng tôi còn chia sẻ các kiến thức về lĩnh vực Logistics tại Website của Vận chuyển Phước An. Mọi thắc mắc vui lòng, liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE để được tư vấn và hỗ trợ.
