Email: vantaiphuocan@gmail.com
  • Trang chủ
  • Giới thiệu
  • Dự án

Vận Chuyển Phước An

  • VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
    • Vận chuyển hàng đi Lào
    • Vận chuyển hàng đi Campuchia
    • Vận chuyển hàng đi Thái Lan
    • Vận tải quá khổ quá tải đi Lào
    • Vận chuyển hàng đi Trung Quốc
    • Vận Tải quá khổ quá tải đi Campuchia
    • Vận chuyển hàng đi myanmar
  • VẬN CHUYỂN NỘI ĐỊA
    • Vận chuyển hàng đi Đắk Lắk
    • Vận chuyển hàng đi Gia Lai
    • Vận chuyển hàng đi Kon Tum
    • Vận chuyển hàng đi Đà Lạt
    • Vận chuyển hàng đi Quảng Ngãi
    • Vận chuyển quá khổ quá tải trong nước
  • DỊCH VỤ
    • Mua hộ hàng Thái Lan
    • Dịch vụ hải quan trọn gói
    • Ủy thác xuất nhập
    • Vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt
    • Gửi hàng từ Thái Lan về Việt Nam
    • Gửi hàng từ Campuchia về Việt Nam
  • KIẾN THỨC
  • Home
  • Kiến thức
  • Documentation Staff là gì? Những kỹ năng cần thiết để trở thành Documentation Staff

Documentation Staff là gì? Những kỹ năng cần thiết để trở thành Documentation Staff

by Hoàng Danh / Thứ Năm, 14 Tháng 9 2023 / Published in Kiến thức

Trong một công ty xuất nhập khẩu hoặc logistics thì vị trí “Documentation Staff” đóng vai trò hết sức quan trọng. Vậy Documentation Staff là gì? Ở vị trí Documentation Staff sẽ phải làm những công việc gì? Và kỹ năng cần có của Documentation Staff. Bài viết dưới đây của Vận chuyển Phước An sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc trên, hãy cùng tìm hiểu nhé.

Nội dung bài viết.

Toggle
  • Documentation Staff là gì?
  • Documentation Staff sẽ làm những gì?
  • Nhân viên Documentation Staff sẽ đảm nhận các mảng công việc nào?
  • Những kỹ năng cần có của Documentation Staff
    • Kỹ năng nắm bắt quy định pháp luật và quy trình
    • Kỹ năng quản lý chứng từ và thông tin
    • Kỹ năng giải quyết vấn đề
    • Kỹ năng quản lý được thời gian
    • Kỹ năng tư duy phân tích
    • Ngoại ngữ

Documentation Staff là gì?

Documentation Staff hay còn gọi là nhân viên chứng từ. Các nhân viên chứng từ này sẽ làm việc với hàng loạt các loại giấy tờ liên quan như bộ chứng từ CO, bộ chứng từ khai quan,…đến quy trình xuất – nhập khẩu hàng hoá cho các công ty hoặc doanh nghiệp đã, đang và sẽ xuất nhập khẩu hàng hoá.

documentation-staff-la-gi-vanchuyenphuocan

Documentation Staff sẽ làm những gì?

Tuỳ vào quy mô của công ty mà nhân viên chứng từ sẽ làm những công việc khác nhau. Về cơ bản, các nhân viên chứng từ đều làm những công việc sau:

  • Chuẩn bị hồ sơ khai quan: Liên hệ với bên xuất nhập khẩu để lấy các giấy tờ liên quan như: Sales Contract (Hợp đồng thương mại); Invoice (Hoá đơn), CQ, giấy kiểm định, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy công bố an toàn thực phẩm,…
  • Khai quan điện tử: Tập hợp các chứng từ để tiến hành lên tờ khai trên hệ thống phần mềm VNACCS. Sau khi được duyệt tờ khai, gộp vào chứng từ thông quan, giao cho nhân viên hiện trường đi xử lý trực tiếp ở chi cục hải quan mở tờ khai.
  • Xin C/O: Nhân viên chứng từ liên hệ với khách hàng để xin các giấy tờ cần thiết để làm C/O. Khai C/O trên hệ thống điện tử ECOSY. Sau khi có C/O sẽ tiến hành giao cho nhân viên hiện trường đi nộp hồ sơ ở VCCI. Sau khi có C/O nhận lại từ nhân viên giao nhận và gửi về cho khách hàng.

documentation-staff-se-lam-nhung-gi-vanchuyenphuocan

  • Làm công bố ATTP (nếu các tổ chức, cá nhân xuất nhập khẩu các mặt hàng thực phẩm): Liên hệ với khách hàng để xin những giấy tờ cần thiết, khai báo lên hệ thống VFA của bộ y tế qua website. Sau đó giao cho nhân viên hiện trường đi đăng ký kiểm tra, thẩm định. Sau khi đủ hồ sơ thì gửi về Cục An toàn thực phẩm để chờ kết quản. Nhận kết quả và gửi về cho khách hàng hoặc đưa nhân viên hiện trường đi thông quan hàng hoá.
  • Khai E-manifest: Khi tàu gần đến cảng, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai báo manifest với hải quan, bao gồm những thông tin như: loại hàng, số lượng…Đảm bảo răng các thông tin trên các chứng từ phải trùng khớp với nhau.
  • Làm Bill Of Lading hàng xuất và làm lệnh – D/O hàng nhập: Hàng hoá được giao lên tàu thì nhân viên chứng từ sẽ phát hàng Bill Of Lading cho chủ hàng và khi hàng đến sẽ làm lệnh D/O hàng nhập.
  • Giám sát vận chuyển, theo dõi đơn hàng
  • Lưu trữ hồ sơ
  • Thanh toán quốc tế làm hợp đồng và chuẩn bị giấy tờ theo các hình thức: L/C,T/T,D/A,…

Nhân viên Documentation Staff sẽ đảm nhận các mảng công việc nào?

Nhân viên Documentation Staff sẽ đảm nhận một số vị trí công việc ở nhiều mảng như:

  • Nhân viên chứng từ hàng Air xuất – nhập khẩu
  • Nhân viên chứng từ hàng Sea nhập
  • Nhân viên chứng từ hàng Sea xuất
  • Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
  • Chứng từ trong thanh toán quốc tế
  • Chứng từ bộ phận cước – logistics

—>>> Tham khảo thêm: Port Of Discharge Là Gì? Những Thông Tin Về Port Of Discharge

Những kỹ năng cần có của Documentation Staff

Là một nhân viên chứng từ, đòi hỏi bạn phải trau dồi các kỹ năng của mình một cách tốt nhất để phục vụ cho công việc của mình.

Kỹ năng nắm bắt quy định pháp luật và quy trình

Nhân viên chứng từ phải nắm bắt được các thông tin pháp luật liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu để tránh vi phạm những nguyên tắc, những điều cấm trong pháp luật. Một số bộ luật cần nắm như: Luật kinh tế, luật thương mại quốc tế, luật ngoại thương, luật hải quan,…

Kỹ năng quản lý chứng từ và thông tin

Đây là một trong những yếu tố quan trọng đòi hỏi phải có ở một nhân viên chứng từ. Nhân viên chứng từ cần phải có khả năng tổ chức, theo dõi các chứng từ và đảm bảo tính chính xác của các chứng từ đó. Mọi thông tin phải được tổ chức và bảo mật một cách có hiệu quả.

nhung-ky-nang-can-co-cua-documentation-staff-vanchuyenphuocan

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm giấy tờ để phục vụ cho quá trình xuất nhập khẩu sẽ xảy ra những tình huống bất ngờ. Đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có cách giải quyết vấn đề nhanh chóng và có hiệu quả để tránh mất thời gian và chi phí.

Kỹ năng quản lý được thời gian

Nhân viên chứng từ phải đảm bảo thời gian chính xác cho các thủ tục hải quan và quá trình vận chuyển được diễn ra như dự kiến. Kỹ năng này giúp cho quy trình hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra đúng tiến độ hơn

Kỹ năng tư duy phân tích

Đây cũng là một trong những kỹ năng cần có ở một nhân viên chứng từ, khi các tình huống không mong muốn xảy ra, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải phân tích được nguyên nhân và tìm ra những giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.

Ngoại ngữ

Vì hầu hết các chứng từ đều được sử dụng ngôn ngữ tiếng anh hoặc một ngôn ngữ khác của nước nhập khẩu. Đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có khả năng ngoại ngữ, đọc, hiểu, viết và giao tiếp ngoại ngữ tốt để trao đổi thông tin với nhau và xử lý công việc tốt nhất.

Bài viết là toàn bộ những thông tin liên quan đến Documentation Staff, hi vọng sẽ giúp bạn, đặc biệt là các bạn sinh viên hoặc những bạn đang có xu hướng tìm hiểu về Documentation Staff là gì? Và công việc liên quan đến Documentation Staff. Ngoài ra, chúng tôi còn chia sẻ các kiến thức về lĩnh vực Logistics tại Website của Vận chuyển Phước An. Mọi thắc mắc vui lòng, liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE để được tư vấn và hỗ trợ.

Tham khảo thêm dịch vụ vận chuyển của chúng tôi tại:

  • Vận Chuyển Việt Lào
  • Vận Chuyển Việt Thái
  • Vận Chuyển Việt Campuchia
5/5 - (1 bình chọn)
  • About
  • Latest Posts
Hoàng Danh
Hoàng Danh
Quản lý Tại at Vận Chuyển Phước An
Tôi là Hoàng Danh người quản lý nội dung số của Vận Chuyển Phước An. Với kiến thức, kinh nghiệm về chuyên ngành Logistics, tôi tự tin và mong muốn được chia sẻ nhiều hơn tới bạn những kiến thức bổ ích trong lĩnh vực này.
Hoàng Danh
Latest posts by Hoàng Danh (see all)
  • Vận chuyển hàng đi lào chỉ với 15k/1kg – Bảng giá 2025 - 25/05/2025
  • Gửi hàng đi Thái lan chỉ với 40k/1kg – Bảng Giá 2025 - 24/05/2025
  • Vận Chuyển hàng đi Campuchia 7k/1 kg – Bảng Giá 2025 - 24/05/2025
  • Tweet

Bài Viết Liên Quan

PL là gì trong Logistics? Phân biệt 1PL, 2PL, 3PL, 4PL, 5PL
Hàng bãi Nhật tại Campuchia – chợ hàng bãi campuchia
cac-hang-hang-khong-lon-nhat-the-gioi-hien-nay-vanchuyenphuocan
Top 9 các hãng hàng không lớn nhất thế giới hiện nay
anh-side-bả-hotline-vanchuyenphuocan

DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN NỔI BẬT

  • Vận chuyển hàng đi lào
  • Vận chuyển hàng đi Campuchia
  • Vận chuyển hàng đi Thái Lan
  • Vận chuyển hàng đi Trung Quốc
  • Vận tải quá khổ quá tải đi Lào
  • Vận tải quá khổ đi Campuchia
  • Vận chuyển hàng đi myanmar

LIÊN HỆ

    CAM KẾT TỪ PHƯỚC AN

    ► Mục tiêu của chúng tôi là trở thành một đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ số 1 tại khu vực Việt Nam – Lào – Campuchia – Thái Lan. Mang lại cho quý khách những giải pháp, lợi ích bền vững trong quá trình kinh doanh và sản xuất.

    CÁC CHÍNH SÁCH

    ► Chính sách đền bù

    ► Chính sách bảo mật

    ► Chính sách khách hàng

    ► Chính sách thanh toán

    DMCA.com Protection Status

    VỀ CÔNG TY

    ► Giới thiệu

    ► Các Dự Án Tiêu Biểu

    ► Tin tức

    ► Vận chuyển quốc tế

    ► Vận chuyển nội địa

    ► Liên hệ

    ► Kiến Thức

    ► Các dịch vụ khác

    ► Author – Tác giả

    ► Profile Company của chúng tôi

    DỊCH VỤ NỔI BẬT

    ► Vận chuyển hàng đi Lào

    ► Vận chuyển hàng đi Thái lan

    ► Vận chuyển hàng Campuchia

    ► Vận chuyển đi Trung Quốc

    ► Vận chuyển hàng đi Myanmar

    ► Vận chuyển hàng Bắc Nam

    GOOGLE MAPS

    ĐỊA CHỈ CÁC CHI NHÁNH

    ► Miền Bắc: Đường Liên Ninh, KCN Ngọc Hồi, Liên Ninh, Thanh Trì, TP. Hà Nội.

    ►Miền Trung: Số 14 Phạm Duy Tốn, Hòa Xuân, Cẩm Lệ, Đà Nẵng (Chỉ Đường)

    ►Miền Nam: Số 2A Quốc Lộ 1A, P.Bình Hưng Hòa B, Q.Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh.

    HOTLINE TƯ VẤN BÁO GIÁ

    ►CSKH 1: 0941 777 286

    ►CSKH 2: 0943 377 386

    • GET SOCIAL

    Copyright 2008 - 2020 © Điều hành bởi Vận Tải Phước An

    messenger
    Zalo
    Phone