Phiếu EIR là gì? Công dụng, chức năng của phiếu EIR là gì? Và cách khai phiếu EIR trong xuất nhập khẩu cụ thể ra sao? Cùng Vận chuyển Phước An tìm hiểu ngay ở bài viết bên dưới đây nhé!
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR là tên viết tắt của cụm từ Equipment Interchange Receipt, được hiểu đơn giản là một loại phiếu ghi nhận tình trạng Container, được lập ra để ghi lại mọi thông tin chi tiết về container từ lúc bắt đầu hành trình cho đến khi kết thúc.
Đây là một trong những giấy tờ đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa mà các chủ hàng cần phải có phiếu EIR thì mới có thể xuất nhập khẩu hàng hóa.
Có thể lấy một ví dụ đơn giản như sau:
Sau khi chủ hàng lấy cont khỏi depot (ICD – nơi tập kết container) để đem về kho riêng để đóng hàng sẽ có 1 tờ phơi phiếu kèm theo ghi lại tình trạng của container là tốt hay xấu có bị bóp méo, thủng rách hay không. Ngoài ra phiếu EIR còn có thêm các thông tin khác như chủ hàng, số cont, số xe ô tô kéo cont ra,…Khi chủ hàng đóng hàng hóa xong trả về bãi chứa container chờ xuất khẩu hàng hóa thì cũng sẽ có 1 tờ phơi phiếu ghi lại tình trạng cont còn tốt hay không?
Các chức năng của phiếu EIR là gì?
Chức năng của phiếu EIR có thể hiểu đơn giản như sau:
- Là bằng chứng cho việc giao nhận container rỗng giữa các bên
- Là cơ sở kiểm tra và đánh giá tình trạng hư hỏng của Container
- Là cơ sở để xử lý các đền bù, khiếu nại và tranh chấp liên quan đến container
- Là bằng chứng dùng để tính toán chi phí vận chuyển và bồi thường thiệt hại
Ví dụ: Khi người thuê vận chuyển nhận được container từ cảng biển, họ cần phải kiểm tra tình trạng hư hỏng của container. Nếu phát hiện container bị hư hỏng hoặc không giống với tình trạng được ghi trên phiếu EIR, họ cần phải yêu cầu cảng biển hoặc người vận chuyển đền bù hoặc sửa chữa container. Nếu không, họ có thể phải chịu trách nhiệm đền bù về thiệt hại khi trả lại container.
Ngoài ra, đối hàng xuất nhập khẩu, phiếu EIR còn có một số chức năng cụ thể như sau:
- Đối với trường hợp nhập khẩu: Chủ hàng phải thanh toán chi phí nâng hạ container từ bãi lên xe chủ hàng. Và phiếu EIR được cảng cung cấp để xác nhận chủ hàng đã thanh toán chi phí này.
- Đối trường hợp hàng xuất khẩu: Chủ hàng phải thanh toán chi phí nâng hạ container từ xe chủ hàng xuống bãi. Và phiếu EIR cũng được cảng cung cấp để xác nhận chủ hàng đã thanh toán xong mức phí này.
Công dụng của phiếu EIR là gì?
Loại phiếu này phải cho cảng phát hành và nó sẽ được sử dụng khi container được chuyển giao từ người này sang người khác mục đích để làm bằng chứng. Nếu sau này container gặp phải các vấn đề như rách, thủng, hỏng hóc,…sẽ căn cứ vào phiếu EIR để xem thiệt hại ở bước nào thì người giao container sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù.
- Đối với hàng hóa nhập khẩu: Phiếu EIR có công dụng giúp xác minh rằng chủ hàng đã đóng tiền. Ví dụ như khi chủ hàng muốn cho xe container vào lấy hàng mà xe cont hàng đang nằm trong bãi thì chủ hàng cần đóng tiền cho xe nâng Cont hàng lên xe Cont của chủ hàng. Số tiền này được gọi là tiền nâng hạ hàng hóa, phiếu EIR trong trường hợp này do cảng cung cấp cho các chủ hàng hóa
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Tương tự, nếu như chủ hàng hóa muốn cho xe container vào hạ bãi nhưng Cont lại đang nằm trên xe chủ hàng vậy thì chủ hàng bắt buộc phải đóng tiền nâng hạ cho xe Cont. Sau đó, xe Cont sẽ được hạ từ xe Cont của chủ hàng xuống bãi. Phiếu EIR bây giờ chính là giấy tờ cảng cấp cho chủ hàng để chứng minh bạn đã đóng tiền.
Cấu tạo và thông tin trên phiếu EIR
Một phiếu EIR tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:
- Số hiệu container: Mã số duy nhất để nhận biết container.
- Kích thước và loại container: 20 feet, 40 feet, reefer,…
- Tình trạng container: Sạch, bẩn, hư hỏng, niêm phong,…
- Ngày giao nhận: Ngày container được giao nhận giữa các bên.
- Con dấu container
- Bên giao nhận: Thông tin về công ty, cá nhân giao nhận container.
- Chữ ký xác nhận: Chữ ký của người giao và người nhận để xác nhận tình trạng container.
- Ghi chú bổ sung: Để chú thích những thông tin bổ sung.
Có bao nhiêu loại phiếu EIR
Các nhiều loại phiếu EIR với nhiều công dụng khác nhau và phụ thuộc vào mục đích sử dụng để sử dụng phiếu EIR.
Với mục đích kinh doanh
- Phiếu EIR trong ngành vận tải đường biển: Dùng để ghi chép các hoạt động trao đổi, trả lại và kiểm tra tình trạng container vận chuyển trên tàu và cảng biển.
- Phiếu EIR trong ngành Logistics và quản lý kho vận: Dùng để ghi chép các hoạt động trao đổi, trả lại và kiểm tra tình trạng container trong quá trình logistics và lưu trữ kho vận.
Với mục đích sử dụng
- Delivery EIR (Phiếu giao nhận): Được sử dụng để ghi nhận trạng thái của container khi thiết bị vận chuyển được giao nhận từ người gửi đến người nhận.
- Return EIR (Phiếu EIR trả hàng): Dùng để ghi nhận trạng thái của thiết bị khi container được trả lại từ người nhận cho người gửi hoặc từ điểm C về điểm A.
Với tình trạng của thiết bị
- Full EIR (Phiếu EIR đầy đủ): Được sử khi khi container được trao đổi ở trạng thái nguyên vẹn, không có bị hư hỏng đáng kể hoặc thiếu hụt
- Short EIR( Phiếu EIR thiếu): Được sử dụng khi việc container trao đổi không đủ số lượng hoặc bị thiếu hụt so với thông tin được ghi chép ban đầu.
Phiếu EIR được cấp khi nào?
Phiếu biên lai trao đổi thiết bị (EIR) là phiếu do hãng tàu hoặc đại lý tương ứng của hãng vận tải cấp cho chủ hàng khi một container được di chuyển từ địa điểm khu vực này đến địa điểm khu vực khác.
Ai là người cấp phát phiếu EIR
Hãng tàu hoặc hãng vận tải sẽ là người cấp phiếu EIR cho người gửi hàng để giao hoặc nhận container. Bởi vì họ là người sở hữu container và là người điều phối di chuyển giữa các điểm trung chuyển. Sau đó người gửi hàng hoặc công ty giao nhận hàng hóa sẽ chuyển tiếp thông tin cho khách hàng khác của họ.
Mặc dù người giao nhận và người vận chuyển cũng có thể đóng vai trò là người vận chuyển, nhưng họ không thể cấp phiếu EIR vì họ không phải chủ sở hữu ban đầu của các container.
Cách tra cứu phiếu EIR
Để có thể tra cứu phiếu EIR nhanh chóng, bạn có thể tìm kiếm ở Website của Saigon Newport để tra cứu thông tin. Bạn chỉ cần nhập các thông tin như:
- Khu vực giao nhận Container
- Thời gian, địa điểm giao nhận
- Số container
- Mã chủ khai thác
- Số Bill, số Book, và số EiR
Sau đó trang web sẽ cung cấp cho bạn các thông tin về phiếu EIR mà bạn cần tra cứu. Hoặc bạn có thể sử dụng ứng dụng tra cứu phiếu EIR điện tử ở điện thoại qua ứng dụng ePort.
Cách khai phiếu EIR trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Ở phần trên, Phước An Logistics đã cùng bạn tìm hiểu về phiếu EIR là gì và tiếp theo chúng tôi sẽ tiếp tục chia sẻ với các bạn cách khai phiếu EIR trong xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm những nội dung cụ thể như sau:
- Đầu tiên là phần tiêu đề gồm các thông tin như biểu tượng, tên chứng từ, số hiệu của chứng từ và ngày phát hành chứng từ.
- Tiếp đến là nội dung đầu tiên trên phiếu giao nhận container gồm các thông số liên quan đến chủ hàng là tên cơ quan, tên người nhận hàng, số hiệu lệnh giao hàng, số CMND/CCCD, lệnh cấp rỗng hay số hiệu Booking Note, thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng, cơ quan phát lệnh giao hàng, thời gian phát hành lệnh giao hàng
- Nội dung thứ hai cần khai các thông tin liên quan đến container, bao gồm: số liệu cont, loại, kích thước, trạng thái, vị trí, trọng lượng, tên tàu, hãng tàu, chuyến tàu, chủ khai thác, ngày xếp dỡ, cảng dở, số seal,…
- Nội dung thứ ba nằm trên phiếu EIR bao gồm các chi tiết về tình trạng của container và được biểu thị bằng cách đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, đánh dấu vào mã số quy ước và ghi chú.
- Nội dung thứ tư cần khai thông tin các chi tiết về thời gian giao nhận hàng hóa, phương án giao nhận, số hiệu xe nâng hạ hàng, lượng container cần dịch dời trong quá trình giao nhận,…
- Phần cuối cùng là các bên ký xác nhận
Phiếu giao nhận container có rất nhiều nội dung và các bạn cần lưu ý khi khai thông tin cần khai đầy đủ, chính xác để hàng hóa có thể ra vào cảng đúng thời gian và quy trình.
Thuật ngữ phơi phiếu EIR đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu
Phôi phiếu EIR sẽ được sử dụng trong hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, cụ thể như sau:
Đối với hàng hóa xuất khẩu
- Cấp rỗng: Đuợc áp dụng khi cảng cấp cho FWD chính là những cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp một container rỗng để đi đóng hàng hóa. Lúc này, các FWD sẽ đóng tiền nâng vỏ container rỗng lên xe container
- Hạ bãi: Được áp dụng khi cảng xác nhận đã nhận hàng hóa từ FWD để ở bãi C/Y (Tham khảo thêm: C/Y là gì?) và sẵn sàng làm thủ tục hải quan. FWD đóng tiền hạ vỏ container hàng hóa từ xe container xuống bãi.
—>>> Tham khảo thêm: FWD là gì trong xuất nhập khẩu?
Đối với hàng hóa nhập khẩu
- Lấy nguyên là lấy container hàng hóa từ cảng đem trả về kho, trường hợp này đóng tiền nâng vỏ container rỗng lên xe container.
- Trả rỗng tức là trả vỏ container rỗng về cảng, bãi và đóng tiền hạ vỏ container từ xe container xuống bãi.
Lưu ý: Nếu là hàng hóa nhập khẩu yêu cầu cược container mới có thể lấy container từ cảng về kho hàng thì sau khi hoàn thành nếu container không bị hư hỏng gì sẽ được lấy lại tiền cược container.
Cần lưu ý gì trước khi khai Phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR)
Để đảm bảo việc khai Phiếu EIR chính xác và hiệu quả, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Kiểm tra kỹ tình trạng container và xác nhận thông tin bao gồm số hiệu container, tình trạng container, kích thước và các phụ kiện đi kèm…
- Phiếu EIR là tài liệu quan trọng nên cần được bảo quản cẩn thận tránh bị mất hoặc hư hỏng.
- Khai thông tin cần khai đầy đủ và chính xác về tên cơ quan, tên người nhận hàng, số hiệu lệnh giao hàng, lệnh cấp rỗng hoặc số hiệu, Booking Note,… để hàng hóa có thể ra vào cảng đúng quy trình và thời gian dự kiến.
- Sử dụng phiếu EIR phù hợp (phiếu EIR giấy hoặc phiếu EIR điện tử)
- Bạn cần tìm hiểu kỹ về quy định, và những thông tin cần thiết để làm giấy cấp phiếu EIR nhanh chóng.
Một số câu hỏi thường gặp về phiếu EIR
- Phiếu EIR có giống với Bill of Lading không?
-> Không, phiếu EIR là nói về tình trạng của container, trong khi Bill of Lading là chứng từ vận chuyển hàng hóa.
- Làm sao để lấy lại phiếu EIR bị mất?
-> Bạn nên liên hệ ngay với hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển để yêu cầu cấp lại
- Phiếu EIR có giá trị pháp lý không?
-> Có, phiếu EIR là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa và có giá trị pháp lý
Phiếu EIR là một tài liệu không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ về phiếu EIR và cách sử dụng nó sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả và tránh những rủi ro không đáng có.
Trên đây là những thông tin về phiếu EIR là gì cũng như tất tần tật thông tin cần biết về phiếu EIR mà Vận chuyển Phước An muốn gửi đến bạn. Nếu bạn còn có câu hỏi nào về phiếu EIR hoặc có thắc mắc nào khác cần được chúng tôi giải đáp, vui lòng gọi ngay đến Hotline: 0789.377.386 để được hỗ trợ phản hồi và tư vấn nhanh nhất bạn nhé!
- Dịch vụ vận chuyển ván ép đi Campuchia - 10/02/2025
- Vận chuyển tủ điện đi Campuchia - 07/02/2025
- Gửi hàng từ Hải Phòng đi Thái Lan - 05/02/2025
