P/O là gì? Nội dung chính của P/O bao gồm những gì? Ý nghĩa và mục đích sử dụng P/O cụ thể ra sao? Những hình thức đặt hàng của P/O là gì? Tất tần tật những thông tin về P/O sẽ được Vận chuyển Phước An giải đáp ngay ở bài viết bên dưới đây!
P/O là gì?
P/O là viết tắt của cụm từ Purchase Order, hay có thể hiểu là đơn đặt hàng. Đây còn được xem là một tài liệu thương mại được người mua gửi đến cho người bán để liệt kê chi tiết các mặt hàng hoặc dịch vụ mà người mua muốn mua.
P/O được hiểu là người bán xác nhận việc mua hàng hay dịch vụ cho người mua khi có giấy tờ đầy đủ của hai bên. Ngoài ra, nó còn được xem là hợp đồng mua bán, mang tính pháp lý trong trường hợp chưa có hợp đồng chính thức trước đó.
Trong P/O thường bao gồm các thông tin về:
- Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin liên lạc của cả người mua và người bán.
- Số lượng: Số lượng sản phẩm, dịch vụ mà bên mua cần mua
- Giá cả: Giá cả của từng sản phẩm hoặc dịch vụ
- Điều khoản thanh toán: Hình thức và thời hạn thanh toán
- Điều kiện giao hàng: Phương thức và thời gian giao hàng
Nội dung chính của P/O
Nội dung đơn đặt hàng P/O thường bao gồm các thông tin liên quan về hàng hóa như tên số lượng hàng hóa, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn thanh toán, cam kết giữa các bên…. Tất nhiên, mỗi thông tin về đơn đặt hàng sẽ được trình bày khác nhau, tùy theo tiêu chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.
Các nội dung cơ bản thường gặp trên P/O bao gồm:
- Số và ngày – Number and Date
- Thông tin người bán, người mua: bao gồm tên, liên hệ, số điện thoại – Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax
- Số lượng – Quantity
- Thông số kỹ thuật/Chất lượng – Specifications/Quality
- Đơn giá – Unit price
- Điều kiện giao hàng – Incorterms
- Hướng dẫn đặc biệt – Special instruction (Discount, FOC…)
- Mô tả hàng hóa/Sản phẩm – Goods description/Commodity/Product
- Tổng giá trị hợp đồng – Total Amount
- Điều khoản thanh toán – Payment terms
- Chữ ký – Signature
Mục đích sử dụng đơn đặt hàng P/O
Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì P/O chính là bản cam kết để bên bán thực hiện và bên mua xác nhận mua chính xác và đầy đủ số lượng hàng hóa đã đặt trước.
Vậy tại sao các công ty thường sử dụng Purchase Order trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, cùng Phước An liệt kê những lý do chính nhé!
- Đơn đặt hàng P/O là chứng từ truyền tải mong muốn của bên mua liên quan đến hàng hóa, dịch vụ đến bên bán hàng.
- P/O giúp người mua quản lý được các hoạt động mua vật tư, hàng hóa, sản phẩm dịch vụ do bên ngoài cung cấp, bao gồm việc quản lý nguồn vật tư, hàng hóa cung cấp cho quy trình sản xuất, kinh doanh; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
- Purchase Order cũng được coi là bằng chứng pháp lý, trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn đặt hàng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của bên mua.
- Đơn đặt hàng P/O (đã ký kết) sẽ bảo đảm cho người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hóa, dịch vụ mà bên bán cung cấp
- P/O giúp quy chuẩn hóa quy trình mua hàng hóa một cách hợp lý giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Chính vì vậy, đơn đặt hàng P/O chính là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hiện nay.
Vai trò của Purchase Order
P/O đóng vai trò rất quan trọng trong việc:
- Quản lý đơn hàng: Giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các đơn hàng hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc tồn kho quá nhiều.
- Kiểm soát chi phí: P/O giúp các doanh nghiệp có thể so sánh giá từ các nhà cung cấp khác nhau để đưa ra sự lựa chọn giá cả hợp lý.
- Bảo vệ quyền lợi: Là bằng chứng pháp lý cho người mua và người bán, giúp giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra.
- Tăng tính minh bạch: P/O giúp hiểu rõ về các hoạt động mua bán hàng hóa, tăng tính minh bạch và trách nhiệm.
Hy vọng với những thông tin về P/O mà Phước An Logistics chia sẻ ở bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm P/O là gì và tất tần tật những điều cần biết về P/O. Nếu bạn đang có nhu cầu vận chuyển hàng hóa hoặc thắc mắc cần được Phước An giải đáp, vui lòng liên hệ ngay đến Hotline: 0789.377.386 để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất!
—>>> Tham khảo thêm: OPS Là Gì? Vai Trò Và Tầm Quan Trọng Của OPS
- Gửi hàng đi Thái Lan chỉ với 30k/1kg – Bảng Giá 2024 - 10/12/2024
- Vận chuyển phụ liệu may mặc đi Campuchia Chuyên nghiệp - 09/12/2024
- Thủ tục tạm nhập tái xuất đi Lào – Chi tiết dịch vụ - 09/12/2024
