P/O là gì? Nội dung chính của P/O bao gồm những gì? Ý nghĩa và mục đích sử dụng P/O cụ thể ra sao? Những hình thức đặt hàng của P/O là gì? Tất tần tật những thông tin về P/O sẽ được Vận chuyển Phước An giải đáp ngay ở bài viết bên dưới đây!
P/O là gì?
P/O là gì? P/O được viết tắt từ cụm Purchase Order, có nghĩa là đơn đặt hàng. Khi tiến hành một giao dịch mua hàng hóa, sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ nào đó, P/O được hiểu là một tài liệu thương mại để bên mua cung cấp cho bên bán, nhằm đưa ra những thỏa thuận giữa hai bên.
Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các thông tin chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã đàm phán cũng như số lượng, kiểu dáng, máu sắc của từng mặt hàng được mua.
P/O (đã ký kết) còn được xem là tài liệu nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán.
Nội dung chính của P/O
Nội dung đơn đặt hàng P/O thường bao gồm các thông tin liên quan về hàng hóa như tên số lượng hàng hóa, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn thanh toán, cam kết giữa các bên…. Tất nhiên, mỗi thông tin về đơn đặt hàng sẽ được trình bày khác nhau, tùy theo tiêu chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.
Các nội dung cơ bản thường gặp trên P/O bao gồm:
- Số và ngày – Number and Date
- Thông tin người bán, người mua: bao gồm tên, liên hệ, số điện thoại – Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax
- Số lượng – Quantity
- Thông số kỹ thuật/Chất lượng – Specifications/Quality
- Đơn giá – Unit price
- Điều kiện giao hàng – Incorterms
- Hướng dẫn đặc biệt – Special instruction (Discount, FOC…)
- Mô tả hàng hóa/Sản phẩm – Goods description/Commodity/Product
- Tổng giá trị hợp đồng – Total Amount
- Điều khoản thanh toán – Payment terms
- Chữ ký – Signature
Mục đích sử dụng đơn đặt hàng P/O
Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì P/O chính là bản cam kết để bên bán thực hiện và bên mua xác nhận mua chính xác và đầy đủ số lượng hàng hóa đã đặt trước.
Vậy tại sao các công ty thường sử dụng Purchase Order trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, cùng Phước An liệt kê những lý do chính nhé!
- Đơn đặt hàng P/O là chứng từ truyền tải mong muốn của bên mua liên quan đến hàng hóa, dịch vụ đến bêni bán hàng.
- P/O giúp người mua quản lý được các hoạt động mua vật tư, hàng hóa, sản phẩm dịch vụ do bên ngoài cung cấp, bao gồm việc quản lý nguồn vật tư, hàng hóa cung cấp cho quy trình sản xuất, kinh doanh; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
- Purchase Order cũng được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn đặt hàng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của bên mua;
- Đơn đặt hàng P/O (đã ký kết) sẽ trả về phía người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hóa, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
- P/O giúp quy chuẩn hóa quy trình mua hàng hóa một cách hợp lý giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Chính vì vậy, đơn đặt hàng P/O chính là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hiện nay.
Làm thế nào để quản lý đơn đặt hàng P/O hiệu quả?
Như đã phân tích ở trên, P/O là chứng từ vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý P/O đúng cách, hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng trước đó: Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo tính rõ ràng để dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua bán hàng hóa. Điều này sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
- Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để dễ dàng kiểm soát các vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém.
- Phân loại chi tiết các sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục khác nhau nhằm tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách
- Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm duy trì dữ liệu chính xác về thông tin của đơn đặt hàng như số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế tình trạng thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
- Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng: Khi đơn đặt hàng P/O bị hủy, cần phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. P/O bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.
Hy vọng với những thông tin về P/O mà Phước An Logistics chia sẻ ở bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm P/O là gì và tất tần tật những điều cần biết về P/O. Nếu bạn đang có nhu cầu vận chuyển hàng hóa hoặc thắc mắc cần được Phước An giải đáp, vui lòng liên hệ ngay đến Hotline: 0789.377.386 để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất!
—>>> Tham khảo thêm: OPS Là Gì? Vai Trò Và Tầm Quan Trọng Của OPS
- Việt Nam nhập khẩu gì từ Thái Lan? - 18/11/2023
- Các mặt hàng nhập khẩu từ Thái Lan phổ biến nhất hiện nay - 17/11/2023
- Chi tiết về thủ tục nhập khẩu hàng Thái Lan về Việt Nam - 16/11/2023
