Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa hiện nay. Vậy quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm mấy bước? Tại sao quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu lại quan trọng? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi – Vận chuyển Phước An để tìm được câu trả lời chính xác nhé!
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là gì?
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được hiểu là sự phối hợp giữa các hoạt động lấy hàng, bốc xếp hàng hoá, vận chuyển, lưu kho, phân phối bao gồm cả quá trình đóng gói hàng hoá. Tức là bạn sẽ nhận hàng hoá ở một địa điểm sau đó vận chuyển hàng hoá về kho và giao ở một địa điểm khác được chỉ định trước đó.
Nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải được tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
- Quá trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là do cảng biển tiến hành dựa trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và hoặc người được chủ hàng uỷ thác.
- Việc dỡ hàng hoá trong cảng phải do cảng thực hiện. Nếu các chủ hàng muốn sử dụng phương tiện riêng vào cảng để xếp dỡ thì phải được sự đồng ý của càng và chi trả các lệ phí, chi phí liên quan.
- Những hàng hoá không lưu kho tại cảng thì có thể do chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với hãng tàu. Đồng thời phải thanh toán các khoản chi phí liên quan cho cảng.
- Cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì bắt buộc phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải xuất trình các giấy tờ liên quan để xác định quyền nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong thời gian nhất định các loại hàng hoá được ghi trên chứng từ.
- Việc giao nhận hàng hoá được cảng làm theo chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác.
Tầm quan trọng của quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là bước đầu tiên để chuẩn bị cho lô hàng hóa lên đường vận chuyển. Khi hàng hóa được vận chuyển, bạn cần phải chuẩn bị và kiểm tra một cách kỹ lưỡng lô hàng hóa để đảm bảo rằng việc đóng gói cũng như sắp xếp lô hàng hóa luôn được đảm bảo, tránh rủi ro không đáng có xảy ra đối với hàng hóa.
Thêm vào đó, bạn cần biết rằng lô hàng hóa được đóng gói đúng quy định thì mới được cho phép vận chuyển đi. Các bước như đóng gói, kiểm tra đóng gói hàng hóa đều được thực hiện trước khi đưa hàng hóa lên tàu.
Việc nhận hàng hóa tại cảng đến cũng quan trọng không kém. Khi nhận hàng hóa, bạn cần phải thực hiện đẩy đủ các thủ tục hải quan cần thiết để có thể nhận hàng hóa và vận chuyển về kho. Bước nhận hàng thì sẽ cần nhiều loại chứng từ khác nhau từ bên giao hàng hóa. Vậy nên việc lưu ý về thông tin liên lạc giữa bên giao và bên nhận hàng hóa để trao đổi chứng từ và điều cực kỳ quan trọng.
Những vị trí quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
Sự tham gia của những vị trí sau đây sẽ làm cho quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng hơn, bao gồm:
- Nhân viên chứng từ: Các nhân viên chứng từ sẽ thực hiện làm chứng từ hàng xuất hoặc hàng nhập như: làm bill tàu, thông báo hàng đến,… Ở vị trí này, đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn thận, chuẩn xác trong quá trình làm chứng từ cũng như trong quá trình nhập liệu.
- Nhân viên xuất nhập khẩu: Đảm nhận việc liên lạc, đàm phám, ký kết hợp đồng với khách hàng. Thực hiện việc quản lý, theo dõi đơn hàng, hoàn thành các chứng từ xuất nhập khẩu….
- Nhân viên điều phối vận tải: Thực hiện các công việc điều phối, duyệt lệnh cấp cont, xếp lịch trình, đưa hàng lên tàu,…đến khi hàng rời khỏi cảng.
- Nhân viên thủ tục xuất nhập khẩu: Làm việc trực tiếp với hải quan về các hồ sơ giấy tờ cần thiết, giúp khách hàng giải quyết các vấn đề về việc miễn giảm thuế, xin giấy phép hạn ngạch.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm mấy bước?
Hầu hết các loại hàng hóa xuất nhập khẩu hiện nay đều được vận chuyển bằng đường biển bởi chi phí hợp lý và khối lượng hàng hóa vận chuyển trong một lần sẽ rất lớn. Ở phần dưới đây, chúng tôi – Vận chuyển Phước An sẽ giới thiệu cho bạn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, cụ thể gồm các bước như sau:
Bước 1: Booking tàu
Booking hay còn gọi là đặt chỗ, đây là bước đầu tiên và bắt buộc phải có trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hiện nay, việc đặt chỗ tàu có thể được thực hiện bởi bên mua hoặc bên bán, tùy vào thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, thông thường để booking được tàu với giá cả ưu đãi và cạnh tranh nhất, các doanh nghiệp thường sẽ nhờ đến những công ty Forwarder.
Các công ty Forwarder sẽ đứng ra thực hiện toàn bộ những việc liên quan đến booking vé tàu, nhiệm vụ của doanh nghiệp là kiểm tra các thông tin có trên chứng nhận booking tàu, bao gồm thông tin cảng đi – đến, ngày khởi hành, ngày cập bến, loại container, số lượng, ngày cắt máng,…
Bước 2: Đóng gói hàng hóa
Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là đóng hàng hóa. Có 2 hình thức đóng gói hàng hóa chính hiện nay, bao gồm hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên kiện (FCL).
- Đối với hàng lẻ LCL: Doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng gói hàng hóa tại kho với đầy đủ Shipping Mark cho các kiện hàng theo đúng các thỏa thuận đã đặt ra trong hợp đồng. Sau đó, các doanh nghiệp sẽ tự vận chuyển hoặc thuê công ty Forwarder vận chuyển hàng hóa đến kho hàng lẻ tại cảng biển và đóng vào container được chỉ định.
—>>> Có thể hữu ích cho bạn: LCL là gì?
- Đối với hàng nguyên kiện FCL: Người bán sẽ phải đến cảng biển và nhận container rỗng, sau đó kéo về kho và đóng hàng hóa vào. Sau khi hoàn tất quy trình đóng gói hàng hóa, người bán có thể thuê công ty Forwarder hoặc tự kéo container có chứa hàng hóa trở lại cảng biển để giao cho hãng tàu.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
Trước thời điểm tàu khởi hành thì cần phải hoàn tất việc làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa. Việc làm thủ tục hải quan sẽ diễn ra tại cảng biển nơi doanh nghiệp gửi hàng hóa. Nhà xuất khẩu có thể tự đến và thực hiện các thủ tục hải quan hoặc ủy quyền cho các công ty Forwarder để tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.
Bên cạnh các thủ tục thông thường, nhà xuất khẩu có thể phải thực hiện thêm các nghiệp vụ chuyên ngành như xin giấy phép hun trùng, giấy phép xuất khẩu hoặc kiểm dịch cho kiện hàng hóa nếu được yêu cầu.
Bước 4: Phát hành B/L
Bước thứ tư trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là phát hành B/L. Trước khi đóng gói hàng hóa, các công ty Forwarder hoặc nhà nhập khẩu được ủy quyền có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ các thông tin làm vận đơn cho phía bên vận chuyển. Sau khi kiện hàng hóa được đưa lên tàu và rời cảng, nhà nhập khẩu sẽ được hãng tàu phát hành B/L.
Bước 5: Gửi chứng từ
Bên xuất khẩu hàng hóa sẽ thu thập đầy đủ chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu hàng hóa bao gồm các chứng từ như Packing List, Invoice, B/L, C/O…
Những chứng từ này sẽ được gửi cho bên nhập khẩu trực tiếp (trong trường hợp thanh toán bằng T/T) hoặc chuyển khoản qua ngân hàng (trong trường hợp thanh toán bằng L/C).
Bước 6: Nhận chứng từ
Sau khi đã nhận được bộ chứng từ gốc thì bên nhập khẩu hàng hóa sẽ kiểm tra lại 1 lần nữa về tính chính xác của chứng từ. Việc này nhằm để chắc chắn rằng không có rắc rối phát sinh trong trong quá trình thông quan hàng hóa.
Bước 7: Thông báo hàng đến
Các hãng tàu hoặc các công ty Forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho bên nhập khẩu trước khi tàu cập cảng.
Bên nhập khẩu hàng hóa sẽ cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin bao gồm: ngày tàu cập cảng, kho hàng lưu trữ để chờ thông quan, các loại phí cần phải nộp… Việc kiểm tra này sẽ giúp cho bên nhập khẩu hàng hóa chủ động hơn trong việc làm thủ tục hải quan hàng hóa.
Bước 8: Lệnh giao hàng D/O
Bên nhập khẩu sẽ phải cung cấp đầy đủ giấy tờ, bộ chứng từ (nhận từ bên xuất khẩu) cho công ty Forwarder nhằm xuất trình vận đơn B/L gốc và nộp các loại phí cho hãng tàu rồi tiến hành nhận lệnh giao hàng.
Tại thời điểm đó, công ty Forwarder sẽ tiến hành các hoạt động như tìm vị trí hãng tàu, làm phiếu xuất kho tại cảng.
—–>>> Có thể hữu ích cho bạn: D/O Là Phí Gì? Tất Tần Tật Thông Tin Về Phí D/O Bạn Cần Biết
Bước 9: Thủ tục hải quan nhập khẩu
Kể cả khi hàng hóa chưa cấp cảng đến thì bên nhập khẩu cũng đã có thể bắt đầu việc mở tờ khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử rồi chờ hàng hóa về để thông quan. Bên nhập khẩu có thể tự mình thực hiện thủ tục này hoặc thuê các công ty Forwarder thực hiện giúp.
Ngoài việc mở tờ khai hải quan, bên nhập khẩu sẽ thực hiện các công việc khác như xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng lô hàng hóa hoặc thực hiện kiểm dịch cho lô hàng hóa trong trường hợp cần thiết
Bước 10: Dỡ hàng hóa, vận chuyển hàng về kho và trả container rỗng
Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục hải quan thì lô hàng hóa sẽ được công ty Forwarder vận chuyển về kho của bên nhập khẩu. Trong trường hợp lô hàng hóa là hàng nguyên (FCL) thì sẽ phải dỡ khỏi container và trả container rỗng lại cho hãng tàu tại cảng.
Những lưu ý khi thực hiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
Để quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, đòi hỏi chúng ta phải lưu ý những điều như sau:
- Phải lưu trữ những giấy tờ liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu một cách cẩn thận, để khi phát sinh có vấn đề khiếu nại hoặc tranh chấp sẽ có giấy tờ để đối chứng.
- Cần kiểm tra chất lượng, hệ thống trang thiết bị của container trước khi đóng hàng, tránh tình trạng container gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
- Kiểm tra hàng hoá lúc nhận hàng, còn nguyên seal hay không. Đề phòng hàng hoá của bạn bị tráo đổi trong quá trình vận chuyển.
- Phải có biên bản xác nhận giao nhận hàng hoá giữa hai bên giao nhận. Tránh các rủi ro, khiếu nại trong tương lai.
Trên đây là những thông tin về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà chúng tôi – Vận chuyển Phước An muốn chia sẻ với bạn! Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có thêm cho mình những kinh nghiệm cũng như kiến thức bổ ích trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa.
—>>> Tham khảo thêm: Các Loại Phương Tiện Vận Chuyển Đường Bộ Phổ Biến Hiện Nay
- Việt Nam nhập khẩu gì từ Thái Lan? - 18/11/2023
- Các mặt hàng nhập khẩu từ Thái Lan phổ biến nhất hiện nay - 17/11/2023
- Chi tiết về thủ tục nhập khẩu hàng Thái Lan về Việt Nam - 16/11/2023
