Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động đóng vai trò vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hoá hiện nay. Vậy quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bao gồm mấy bước?. Hãy cùng Vận chuyển Phước An chúng tôi tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là gì?
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là sự phối hợp giữa các hoạt động lấy hàng, bốc xếp, vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hoá. Có nghĩa là bạn sẽ nhận hàng hoá ở một địa điểm, sau đó vận chuyển hàng hoá về kho và tiến hành giao nó ở một địa điểm khác đã được chỉ định trước đó.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm mấy bước?
Với những kinh nghiệm mà chúng tôi đã có hơn suốt 5 năm qua về quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Vận chuyển Phước An sẽ giới thiệu đến bạn quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu gồm các bước như sau:
Bước 1: Booking tàu
Bước 2: Đóng gói hàng hóa
Có 2 hình thức đóng gói hàng hoá chính hiện nay, bao gồm hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên kiện (FCL).
- Đối với hàng lẻ LCL: Bạn sẽ tiến hành đóng gói hàng hoá tại kho có đầy đủ Shipping Mark cho mỗi kiện hàng như thoả thuận đã đặt ra. Sau đó, hàng hoá sẽ được vận chuyển đến kho CFS tại cảng biển và được đóng vào container để vận chuyển.
—>>> Có thể hữu ích cho bạn: LCL là gì?
- Đối với hàng nguyên kiện FCL: Bạn sẽ phải đến cảng biển và nhận container rỗng, sau đó kéo về kho và đóng hàng hóa vào. Sau đó, bạn có thể thuê công ty Forwarder hoặc tự kéo container có chứa hàng hóa trở lại cảng biển để giao cho hãng tàu.
—->>>> Tham khảo thêm về: FLC là gì?
Bước 3: Làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
Bạn cần phải hoàn tất các thủ tục hải quan đối với hàng hoá cần xuất khẩu. Ngoài các thủ tục thông quan thông thường thì bạn còn có thể xin giấy phép hun trùng, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy kiểm dịch…
Bước 4: Phát hành B/L
Bước thứ tư trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là phát hành B/L. Trước khi đóng gói hàng hóa, các công ty Forwarder hoặc nhà nhập khẩu được ủy quyền có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ các thông tin làm vận đơn cho phía bên vận chuyển. Sau khi kiện hàng hóa được đưa lên tàu và rời cảng, nhà nhập khẩu sẽ được hãng tàu phát hành B/L.
——>>>> Tham khảo chi tiết hơn về: B/L là gì?
Bước 5: Gửi chứng từ
Bên xuất khẩu hàng hóa sẽ thu thập đầy đủ chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu hàng hóa bao gồm các chứng từ như Packing List, Invoice, B/L, C/O…
Những chứng từ này sẽ được gửi cho bên nhập khẩu trực tiếp (trong trường hợp thanh toán bằng T/T) hoặc chuyển khoản qua ngân hàng (trong trường hợp thanh toán bằng L/C).
Bước 6: Nhận chứng từ
Sau khi đã nhận được bộ chứng từ gốc thì bên nhập khẩu hàng hóa sẽ kiểm tra lại 1 lần nữa về tính chính xác của chứng từ. Việc này nhằm để chắc chắn rằng không có rắc rối phát sinh trong trong quá trình thông quan hàng hóa.
Bước 7: Thông báo hàng đến
Các hãng tàu hoặc các công ty Forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho bên nhập khẩu trước khi tàu cập cảng.
—->>>> Tìm hiểu thêm về: Forwarder là gì?
Bên nhập khẩu hàng hóa sẽ cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin bao gồm: ngày tàu cập cảng, kho hàng lưu trữ để chờ thông quan, các loại phí cần phải nộp… Việc kiểm tra này sẽ giúp cho bên nhập khẩu hàng hóa chủ động hơn trong việc làm thủ tục hải quan hàng hóa.
Bước 8: Lệnh giao hàng D/O
Bên nhập khẩu sẽ phải cung cấp đầy đủ giấy tờ, bộ chứng từ (nhận từ bên xuất khẩu) cho công ty Forwarder nhằm xuất trình vận đơn B/L gốc và nộp các loại phí cho hãng tàu rồi tiến hành nhận lệnh giao hàng.
Tại thời điểm đó, công ty Forwarder sẽ tiến hành các hoạt động như tìm vị trí hãng tàu, làm phiếu xuất kho tại cảng.
—–>>> Có thể hữu ích cho bạn: D/O Là Phí Gì? Tất Tần Tật Thông Tin Về Phí D/O Bạn Cần Biết
Bước 9: Thủ tục hải quan nhập khẩu
Kể cả khi hàng hóa chưa cấp cảng đến thì bên nhập khẩu cũng đã có thể bắt đầu việc mở tờ khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử rồi chờ hàng hóa về để thông quan. Bên nhập khẩu có thể tự mình thực hiện thủ tục này hoặc thuê các công ty Forwarder thực hiện giúp. Ngoài ra, bạn còn phải xin thêm giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm tra chất lượng hàng hoá…
Bước 10: Dỡ hàng hóa, vận chuyển hàng về kho và trả container rỗng
Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục hải quan thì lô hàng hóa sẽ được công ty Forwarder vận chuyển về kho của bên nhập khẩu. Trong trường hợp lô hàng hóa là hàng nguyên (FCL) thì sẽ phải dỡ khỏi container và trả container rỗng lại cho hãng tàu tại cảng.
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Nhìn sơ lược vào các vị trí quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hoá ở phía trên, chúng ta có thể hình dung được một phần nào về quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, chúng tôi sẽ gửi đến bạn sơ đồ quy trình giao nhận hàng hoá XNK như sau:
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đối với đường biển sẽ bao gồm:
Booking tàu → Thực hiện đóng gói hàng hoá → Làm thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu → Phát hành B/L → Gửi chứng từ cho bên nhập khẩu → Người nhận tiến hành kiểm tra chứng từ → Thông báo hàng đến → Phát hành lệnh giao hàng và nộp phí → Làm thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu → Bốc dỡ hàng hoá → Vận chuyển hàng về địa điểm giao hàng đã được chỉ định trước đó.
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đối với đường bộ sẽ bao gồm:
Thuê phương tiện vận chuyển → Đóng gói hàng hoá → Làm thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu tại cửa khẩu → Nộp thuế và thông quan hàng hoá tại cửa khẩu → Vận chuyển hàng đến nước nhập khẩu → Làm thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu → Bốc dỡ hàng và vận chuyển hàng đến địa điểm giao hàng đã được chỉ định.
Các vị trí quan trọng không thể thiếu trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu sẽ có rất nhiều vị trí khác nhau. Một số vị trí quan trọng không thể thiếu trong quy trình giao nhận hàng hoá XNK có thể kể đến như:
- Nhân viên XNK: chịu trách nhiệm liên lạc, đàm phán, ký hợp đồng, quản lý theo dõi đơn hàng, lên kế hoạch vận chuyển cho lô hàng…
- Nhân viên chứng từ: thực hiện nhập chứng từ XNK như bill tàu, thông báo hàng đến…
- Nhân viên làm thủ tục khai báo hải quan: Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc với hải quan và khách hàng để hoàn tất các thủ tục, giấy tờ liên quan đến quá trình thông quan hàng hoá.
- Nhân viên điều hành vận tải: Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc điều phối hàng hoá, điều phối, sắp xếp container sao cho phù hợp, duyệt yêu cầu cấp container….
Những lưu ý khi thực hiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
Để quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu được diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, đòi hỏi chúng ta phải lưu ý những điều như sau:
- Phải lưu trữ những giấy tờ liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu một cách cẩn thận, để khi phát sinh có vấn đề khiếu nại hoặc tranh chấp sẽ có giấy tờ để đối chứng.
- Cần kiểm tra chất lượng, hệ thống trang thiết bị của container trước khi đóng hàng, tránh tình trạng container gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
- Kiểm tra hàng hoá lúc nhận hàng, còn nguyên seal hay không. Đề phòng hàng hoá của bạn bị tráo đổi trong quá trình vận chuyển.
- Phải có biên bản xác nhận giao nhận hàng hoá giữa hai bên giao nhận. Tránh các rủi ro, khiếu nại trong tương lai.
Tại sao nên mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu?
Việc mua bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu sẽ mang đến rất nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
- Đảm bảo hàng hoá sẽ được an toàn trong suốt quá trình vận chuyển. Nếu xảy ra tình trạng hư hỏng hay mất mát hàng thì bạn sẽ được bồi thường để giảm chi phí.
- Đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh được diễn ra thường xuyên và hoạt động tốt nhất thay vì lo lắng về các rủi ro xảy ra khi vận chuyển hàng hoá.
- Ngoài ra, khi mua bảo hiểm hàng hoá XNK sẽ làm tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp và tạo được sự tin cậy đối với nhiều đối tác, khách hàng khác.
- Tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí trong việc giải quyết các vấn đề xảy ra đối với hàng hoá của bạn trong quá trình vận chuyển.
Trên đây là những thông tin về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà chúng tôi – Vận chuyển Phước An muốn chia sẻ với bạn! Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có thêm cho mình những kinh nghiệm cũng như kiến thức bổ ích trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa.
—>>> Tham khảo thêm: Các Loại Phương Tiện Vận Chuyển Đường Bộ Phổ Biến Hiện Nay
- Vận chuyển hàng đi lào chỉ với 15k/1kg – Bảng giá 2025 - 25/05/2025
- Gửi hàng đi Thái lan chỉ với 40k/1kg – Bảng Giá 2025 - 24/05/2025
- Vận Chuyển hàng đi Campuchia 7k/1 kg – Bảng Giá 2025 - 24/05/2025
