PI là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa? Hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice được phát hành khi nào? Vai trò và nội dung của Proforma Invoice cụ thể ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi – Vận chuyển Phước An để tìm hiểu chi tiết về PI trong xuất nhập khẩu nhé!
PI là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa hiện nay?
PI là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế? Thế nhưng, nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ PI là gì trong xuất nhập khẩu?
PI là được viết tắt của cụm từ Proforma Invoice, hay còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ. Thực chất, PI là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng hóa chuẩn bị xuất nhập khẩu. Khi nhìn vào hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice, bạn sẽ biết được đầy đủ và chính xác các thông tin về hàng hóa bao gồm thông tin về loại hàng hóa, số lượng hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…
Tuy Proforma Invoice (PI) có hình thức giống như hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không được dùng để thanh toán hay đòi tiền bởi do đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.
Bên xuất khẩu (bên bán hàng hóa) sẽ sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua hàng hóa) về những thông tin của lô hàng hóa là đúng với thực tế. Đặc biệt, xác định giá trị cụ thể của lô hàng hóa đó.
Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được Proforma Invoice thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản thỏa thuận chung và cùng thống nhất chúng. Chính vì vậy, bạn có thể hiểu rằng Proforma Invoice là bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra những điều kiện tối ưu nhất cho cả 2 bên mua – bán trước khi đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.
Hóa đơn chiếu lệ PI trong xuất nhập khẩu được phát hành khi nào?
Song song với việc tìm hiểu rõ khái niệm PI là gì trong xuất nhập khẩu thì việc nắm được thời điểm nào PI được phát hành cũng là một nội dung vô cùng quan trọng mà Phước An Logistics muốn chia sẻ với bạn.
Trong quá trình mua bán hàng hóa thì thông thường bên bán sẽ không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Vậy nên cũng không có một quy nào nói cụ thể thời điểm phát hành hóa đơn này.
Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc giao dịch, thì các bên có thể đưa ra hóa đơn chiếu lệ PI trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.
Cụ thể, hóa đơn chiếu lệ PI thường được phát hành khi:
- Ở một số quốc gia, người bán cần phải có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng hóa để tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng.
- Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng hóa, mà vào thời điểm đó thì hàng hóa chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng để giao0.
- Chưa có đầy đủ thông tin cần thiết hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đầy đủ thông tin, người mua phải chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng hóa đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng hóa đó.
Vai trò và nội dung của Proforma Invoice
Proforma Invoice đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại bởi nó được xem là tiền đề để các điều khoản có trong hợp đồng sẽ hài hòa giữa cả 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu và tránh xảy ra những sai sót không đáng có trong hợp đồng mua bán hàng hóa
Để trả lời cho câu hỏi tại sao Proforma Invoice trở thành tiền đề của hợp đồng mua bán cũng là bởi bên nhập khẩu và xuất khẩu nhìn vào nội dung của hóa đơn chiếu lệ PI và tiến hành các yêu cầu chỉnh sửa nếu có nội dung chưa hợp lý.
Nội dung của PI trong xuất nhập khẩu bao gồm:
- Thông tin hóa đơn: bao gồm số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
- Thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng hóa, đơn giá của hàng hóa, số lượng giao dịch, cách đóng gói hàng hóa và tổng tiền cần thanh toán….
- Seller: bao gồm tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax của bên bán hàng hóa
- Buyer: bao gồm tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax của bên mua hàng hóa
- Payment Term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
- Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu hàng hóa
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng hàng đến
- ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): Ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng hóa đến nơi.
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice
Trên thực tế, bạn hoàn toàn có thể phân biệt được sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice một cách dễ dàng khi dựa vào định nghĩa của chúng, cụ thể như sau:
- Về nội dung: CI và PI có nhiều nội dung tương tự nhau, nhưng nội dung của CI (Commercial Invoice) thường đầy đủ và chính xác hơn về số lượng hàng hóa và số tiền thanh toán. Với PI, 2 bên có thể sẽ vẫn tiếp tục thảo luận để thay đổi điều khoản nếu cần thiết.
- Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice sẽ được phát hành trước khi gửi hàng hóa, còn Commercial Invoice (CI) phát hành sau khi lô hàn g hóa đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
- Về tính cam kết: CI là chứng từ rất quan trọng xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, trong khi PI chỉ như sự cam kết ban đầu của bên bán gửi tới bên mua.
- Về hạch toán: CI được dùng để hạch toán kế toán của cả phía người mua và người bán, trong khi PI không có chức năng này.
Lưu ý: Invoice (hóa đơn) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) có ý nghĩa giống nhau, và có thể được dùng thay thế lẫn nhau. Tuy nhiên, trong quy định về hồ sơ hải quan của Việt Nam, người ta thường sử dụng cụm từ “hóa đơn thương mại” nhiều hơn. Do đó, bạn nên sử dụng thuật ngữ này để có thể thuận tiện công việc.
Ngoài ra, thông thường, hồ sơ hải quan ở Việt Nam thường yêu cầu hóa đơn thương mại, do đó nên Proforma Invoice không cần phải xuất trình khi làm thủ tục hải quan. Một số trường hợp có thể dùng Proforma Invoice để thay cho Hợp đồng thương mại, để giải thích chi tiết với hải quan, nếu cần thiết.
Hy vọng với những thông tin được chúng tôi – Phước An Logistics chia sẻ ở bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ PI là gì trong xuất nhập khẩu cũng như các thông tin liên quan đến hóa đơn chiếu lệ này.
—>>> Tham khảo thêm: Reverse Logistics Là Gì? Tất Tần Tật Về Reverse Logistics
- Việt Nam nhập khẩu gì từ Thái Lan? - 18/11/2023
- Các mặt hàng nhập khẩu từ Thái Lan phổ biến nhất hiện nay - 17/11/2023
- Chi tiết về thủ tục nhập khẩu hàng Thái Lan về Việt Nam - 16/11/2023
