Hiện nay, trong lĩnh vực logistics hay xuất nhập khẩu có rất nhiều các thuật ngữ chuyên ngành và các chứng từ quan trọng phải nắm rõ. Một trong số đó chính là PI (Proforma Invoice). Vậy PI (Proforma Invoice) là gì? Pi là gì trong xuất nhập khẩu? Nó đóng vai trò gì? Cùng Vận Chuyển Phước An tìm hiểu chi tiết nhé!
PI (Proformma Invoice) là gì?
Proforma Invoice hay được viết tắt là PI, còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ. Đây là một loại chứng từ – văn bản được lập bởi người bán (Hay còn gọi là bên xuất khẩu) trước khi hàng hóa được giao. PI (Proformma Invoice) cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan về lô hàng, cụ thể:
- Thông tin người bán ( Người xuất khẩu)
- Thông tin người mua (Người nhập khẩu)
- Chi tiết về hàng hóa bao gồm: Tên – Số lượng – Mã HS – Đơn Vị tính – Giá đơn vị – Tổng giá trị của lô hàng.
- Điều kiện giao hàng – Incoterms
- Điều kiện thanh toán
- Một số ghi chú khác như: Phương tiện vận tải, thời gian giao nhận, các yêu cầu đặc biệt do 2 bên thương lượng.
Ví dụ: Khi nhìn vào hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice, bạn sẽ biết được đầy đủ và chính xác các thông tin về hàng hóa bao gồm thông tin về loại hàng hóa, số lượng hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…
Mục đích của PI (Proformma Invoice)
Hiện nay PI (Proformma Invoice) có 4 mục đích chính như sau:
- Ước tính chi phí: PI giúp cả người mua và người bán hiểu rõ chi tiết về các chi phí có trong giao dịch
- Đàm phán hợp đồng: Dựa trên thông tin trong hóa đơn chiếu lệ, hai bên có thể thương lượng giá cả, điều kiện giao hàng và các điều khoản khác.
- Xin giấy phép nhập khẩu: Ở nhiều quốc gia có yêu cầu hóa đơn chiếu lệ để có thể xin phép nhập khẩu.
- Sắp xếp vận chuyển: PI cung cấp thông tin cần thiết cho các công ty vận tải để sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa nhanh chóng.
Thời điểm PI (Proformma Invoice) phát hành
Trong quá trình giao dịch mua bán, người mua không yêu cầu bắt buộc phải phát hành hóa đơn Proforma Invoice. Vì vậy, chưa có quy định về thời điểm cụ thể để phát hành hóa đơn chiếu lệ
Mặc dù vậy, để các điều khoản trong việc mua bán được rõ ràng và thỏa thuận nhanh chóng thì người bán và người mua cần lập hóa đơn chiếu lệ. Thông thường, PI sẽ được phát hành ngay trước khi người bán đã thảo luận sơ bộ về việc bán hàng với người mua. Hai bên mua – bán có thể sử dụng hóa đơn này để làm cơ sở tham khảo giá trị giữa hai bên.
Khi nào thì nên sử dụng PI (Proformma Invoice)
PI (Proformma Invoice) nên sử dụng khi khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng đã cam kết mua hàng từ bạn. Nhưng không thể gửi hóa đơn chính thức vì một số thỏa thuận cuối cùng vẫn cần được xác nhận. Khi khách hàng đồng ý với mọi thứ, thì bạn giao hàng và phát hành hóa đơn chính thức.
Ngoài ra, Proforma Invoice cũng được sử dụng khi các bên xuất khẩu cần chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu.
PI (Proformma Invoice) có thể thay thế cho hợp đồng hay không?
Hóa đơn chiếu lệ PI không thể thay thế hợp đồng được.
Hóa đơn PI này chỉ là một loại báo giá hoặc đề xuất mua bán giữa hai bên. Nó đơn giản chỉ là cung cấp các thông tin chi tiết cần thiết về giao dịch, về sản phẩm/dịch vụ như số lượng, giá cả, các điều kiện thanh toán…
Hợp đồng giao dịch là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai bên hoặc nhiều bên với nhau, tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho mỗi bên phải thực hiện những gì đã thỏa thuận. Hợp đồng thường bao gồm các điều khoản về giao dịch, pháp lý khi một bên không thực hiện đúng những điều đã thỏa thuận.
Vai trò quan trọng của PI trong xuất nhập khẩu hiện nay
PI có 4 vai trò quan trọng đối với xuất khẩu hiện nay như sau:
- Cung cấp các thông tin chi tiết về lô hàng: Hóa đơn chiếu lệ sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, giúp cho người mua nắm rõ hơn về sản phẩm
- PI là cơ sở để làm việc và thương lượng giữa 2 bên mua – bán: Nó giúp cho 2 bên mua và bán thương lượng và ký hợp đồng mua bán.
- Làm thủ tục hải quan: PI – Hóa đơn chiếu lệ là một trong những giấy tờ quan trọng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
- Hóa đơn chiếu lệ sử dụng làm cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa
Phân biệt PI (Proforma Invoice) và Commercial Invoice
Hiện nay, có khá nhiều các anh chị vẫn đang nhầm lẫn giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại. Theo như tham khảo từ Google Gemini – một trong những con AI của Google đang có nguồn data lớn thì PI không phải là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
| Proforma Invoice (PI) | Commercial Invoice (CI) | |
| Thời điểm phát hành | Được phát hành trước khi hàng hóa được gửi đi | Được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi đi hoặc đã đóng gói vào container |
| Tính chất pháp lý | Không có tính chất, giá trị pháp lý. Có thể dễ dàng thay đổi, điều chỉnh nhiều lần | Có giá trị, tính chất pháp lý. Không được tùy tiện thay đổi |
| Nội dung | Hai bên sẽ còn thỏa thuận các điều khoản khác (nếu cần) trước khi đưa hóa đơn chính thức | Thông tin trên CI thường yêu cầu chính xác và đầy đủ. |
| Tính cam kết | Thể hiện sự cam kết ban đầu của bên bán gửi tới bên mua | Chứng từ xác thực giao dịch mua bán |
| Mục đích sử dụng | Tham khảo báo giá, chứng từ làm hồ sơ thủ tục hải quan, và thông tin bán hàng | Thực hiện giao dịch chính thức, kế toán |
| Giá trị thanh toán | Không thể sử dụng làm chứng từ thanh toán | Được dùng để làm chứng từ thanh toán giữa hai bên mua – bán |
Các điều khoản thanh toán thường gặp trong PI
- Thanh toán trả trước (Advance Payment): Là người mua sẽ thanh toán trước cho người bán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa.
- Thanh toán khi nhận hàng (Cash on Delivery – COD): Người mua sẽ thanh toán sau khi đã nhận hàng.
- Thanh toán thư tín dụng (Letter of Credit – L/C): Người mua sẽ mở một thư tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo rằng sẽ thanh toán chi phí cho người bán.
Các điều kiện Incoterms thường gặp trong hóa đơn chiếu lệ
Incoterms là những điều khoản thương mại quốc tế quy định trách nhiệm của người mua và người bán trong quá trình giao hàng. Một số Incoterms thường gặp trong hóa đơn chiếu lệ bao gồm:
- FOB (Free on Board): Là người bán có trách nhiệm giao hàng lên tàu tại cảng quy định
- CIF (Cost, Insurance, Freight): Người bán chịu trách nhiệm giao hàng đến cảng đến, bao gồm các chi phí vận chuyển và bảo hiểm.
Hy vọng với những thông tin được chúng tôi – Phước An Logistics chia sẻ ở bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ PI là gì trong xuất nhập khẩu cũng như các thông tin liên quan đến hóa đơn chiếu lệ này.
- Gửi hàng đi Thái lan chỉ với 40k/1kg – Bảng Giá 2025 - 25/09/2025
- Vận chuyển hàng đi lào chỉ với 15k/1kg – Bảng giá 2025 - 25/09/2025
- Vận Chuyển hàng đi Campuchia 7k/1 kg – Bảng Giá 2025 - 24/09/2025
