Một trong các chứng từ đặt biệt quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu là tờ khai hải quan. Dù là mặt hàng nào thì khi xuất nhập khẩu đều bắt buộc phải truyền tờ khai hải quan và phải làm thủ tục hải quan. Nếu như bạn đang thắc mắc tờ khai hải quan là gì? Cách truyền tờ khai điện tử như thế nào? Hãy cùng Chúng tôi – Vận Chuyển Phước An tìm hiểu ngay nhé!
Tờ khai hải quan là gì? Chi tiết về tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan có tên tiếng Anh là Customs Declaration. Đây là văn bản mà tại đây chủ hàng (người nhập khẩu và người xuất khẩu) hoặc là chủ của phương tiện sẽ kê khai thông tin đầy đủ, chi tiết về lô hàng khi thực hiện xuất nhập khẩu vào ra lãnh thổ Việt Nam.
Có những mẫu tờ khai hải quan nào?
Mẫu Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Mẫu HQ/2015/XK)
Mẫu Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Mẫu HQ/2015/NK)
Ý nghĩa của tờ khai hải quan
Lúc doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu một mặt hàng thì phải lên tờ khai hải quan. Nếu như tờ khai hải quan không thể truyền được thì các hoạt động liên quan trong xuất nhập khẩu đều phải dừng lại.
Để truyền tờ khai thì hiện tại doanh nghiệp thường sẽ tiến hành thông quan trên phần mềm. Hai phần mềm được dùng phổ biến hiện nay là phần mềm hải quan điện tử FPT.TQDT và phần mềm ECUS5VNACCS. Thường thì đa số các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu sẽ dùng phần mềm ECUS5VNACCS. Sau khi đã truyền tờ khai hải quan thì hải quan sẽ trả lại cho bạn kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ khai này rồi bỏ kèm với bộ chứng từ để tiến hành làm Thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa.
Việc phân luồng tờ khai hải quan cụ thể như sau:
Tờ khai luồng xanh
Hầu như các doanh nghiệp đều mong hàng mình được tờ khai luồng xanh. Khi các doanh nghiệp chấp hành tốt quy định về pháp luật hải quan thì sẽ được miễn kiểm tra một cách chi tiết hồ sơ và hàng hóa.
Tờ khai luồng vàng
Khi bị luồng vàng thì hàng hóa sẽ được miễn kiểm tra chi tiết còn hồ sơ thì phải kiểm tra lại.
Tờ khai luồng đỏ
Khi bị luồng đỏ thì hải quan sẽ phải kiểm tra hồ sơ và hàng hóa chi tiết.
- Kiểm tra dưới 5% lô hàng hóa: Việc kiểm tra này là để đánh giá xem doanh nghiệp có tuân thủ pháp luật hải quan hay không. Nếu như không có sai phạm việc kiểm tra sẽ kết thúc còn nếu có sẽ phải tiếp tục kiểm tra để có thể xác minh mức độ sai phạm.
- Kiểm tra dưới 10% lô hàng hóa: Hải quan phát hiện ra là có dấu hiệu vi phạm thì sẽ tiến hành kiểm tra. Nếu không sẽ kết thúc kiểm tra và cho thông quan.
- Kiểm tra cả lô hàng hóa sẽ áp dụng đối với các trường hợp chủ hàng có rất nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
Cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan
Việc kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu cần phải đảm bảo sự chính xác tuyệt đối. Chính vì thế, những người tiến hành khai báo hải quan chắc chắn phải nắm rõ cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan. Những quy định về cách ghi tiêu thức đã được hướng dẫn rõ trong nội dung Thông tư số 15/2012/TT-BTC, được ban hành ngày 08/02/2012. Cụ thể như sau:
Tiêu thức có sẵn
- Góc trái tờ khai: Người khai báo hải quan phải ghi rõ tên chi cục hải quan mà mình đang tiến hành đăng ký tờ khai, chi cục hải quan cửa khẩu xuất khẩu.
- Phần giữa tờ khai: Ngày giờ gửi và số tham chiếu: Đây là những số do hệ thống cấp tự động cho tờ khai khi đã xác nhận người khai hoàn thành việc gửi dữ liệu khai hải quan điện tử đến hệ thống nhằm mục đích đăng ký tờ khai hàng hoá xuất khẩu.
- Số tờ khai và ngày giờ đăng ký: Đây là số thứ tự do hệ thống tự động ghi, là số đăng ký tờ khai hằng ngày, căn cứ vào từng loại hình xuất khẩu tại từng chi cục hải quan.
- Góc trên bên phải: Công chức hải quan sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận đăng ký tờ khai háng hoá xuất khẩu. Sau đó ký tên và đóng dấu công chức. Còn đối với cách khai điện tử, hệ thống sẽ tự động ghi tên và điền số hiệu của công chức đã tiếp nhận đăng ký tờ khai của doanh nghiệp.
Tiêu thức dành cho người khai hải quan và tính thuế
- Ô số 1: Người tiến hành khai hải quan có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax cùng mã số thuế của thương nhân xuất khẩu. Những thông tin này cần trùng khớp với thông tin trên hợp đồng mua bán.
- Ô số 2: Người khai hải quan có trách nhiệm ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số fax, số điện thoại của thương nhân nhập khẩu.
- Ô số 3: Người khai hải quan có nhiệm vụ ghi đầy đủ thông tin như tên, số fax, số điện thoại và mã số thuế của thương nhân uỷ thác cho người xuất khẩu hoặc của người được uỷ quyền khai báo báo hải quan.
- Ô số 4: Người khai hải quan phải ghi đầy đủ thông tin chi tiết về địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của đại lý hải quan. Kèm theo số hợp đồng của đại lý hải quan.
- Ô số 5: Người khai hải quan bắt buộc phải chọn chính xác mã loại hình trong hệ thống. Nếu khai theo phương pháp thủ công, người khai phải ghi bằng tay loại hình đó.
- Ô số 6: Người khai cần ghi số, ngày, tháng và năm của giấy phép và ngày tháng năm, hết hạn của giấy phép.
- Ô số 7: Người khai sẽ ghi số ngày tháng năm ký và ngày tháng năm hết hạn của hợp đồng.
- Ô số 8: Người khai ghi số, ngày tháng năm của hoá đơn thương mại của lô hàng.
- Ô số 9: Ghi rõ cảng, địa điểm giao nhận hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại.
- Ô số 10: Người khai ghi rõ tên nước, vùng lãnh thổ là điểm đích mà hàng hoá đến.
- Ô số 11: Người khai ghi rõ điều kiện giao hàng mà 2 bên đã thoả thuận.
- Ô số 12: Người khai ghi rõ cách thức thanh toán đã được nói rõ trong hợp đồng thương mại.
- Ô số 13: Ghi rõ loại tiền tệ để thanh toán.
- Ô số 14: Ghi rõ tỷ giá tiền tệ để tiến hành nghĩa vụ đóng thuế.
- Ô số 15: Ghi rõ tên hàng, quy cách phẩm chất của lô hàng, trùng lặp với nội dung trên hợp đồng thương mại.
- Ô số 16: Ghi rõ mã số hàng hoá đã được phân loại theo Biểu thuế xuất nhập khẩu được quy định bởi Bộ Tài Chính.
- Ô số 17: Ghi rõ xuất xứ, là nơi mà lô hàng được sản xuất.
- Ô số 18: Ghi rõ số lượng, trọng lượng của lô hàng.
- Ô số 19: Ghi rõ đơn vị tính trên từng mặt hàng.
- Ô số 20: Ghi rõ giá của một đơn vị hàng hoá bằng loại tiền tệ đã thống nhất ở ô số 13.
- Ô số 21: Ghi rõ giá trị nguyên tệ của từng mặt hàng xuất khẩu.
- Ô số 22: Ghi rõ số thuế xuất khẩu phải đóng theo từng mặt hàng.
- Ô số 23: Ghi rõ các trị giá tính thu khác.
- Ô số 24: Ghi rõ tổng số tiền thuế xuất khẩu, chi tiết bằng số và bằng chữ.
- Ô số 25: Ghi rõ trọng lượng hàng hóa trong container.
- Ô số 26: Liệt kê tất cả các chứng từ đi kèm.
- Ô số 27: Ghi rõ ngày tháng năm khai báo. Sau đó phải ký đồng thời ghi rõ họ tên.
Mục đích chính của việc khai báo hải quan là gì?
Việc khai báo hải quan có rất nhiều mục đích khác nhau nhưng sẽ có hai mục đích chủ yếu như sau:
- Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc trong các danh mục hàng hóa cấm như ma túy, súng, …Xuất khẩu chính ngạch không thể xuất khẩu đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam.
- Để Nhà nước có thể dễ dàng tính và thu thuế. Đây chính là mục đích quan trọng để Nhà nước có thể xây dựng đất nước ngày càng phát triển và phồn vinh hơn.
Nội dung tờ khai hải quan
- Phần số 1: Bao gồm số của tờ khai, mã loại hình, mã phân loại kiểm tra, ngày đăng ký tờ khai, mã chi cục.
- Phần số 2: Bao gồm tên, địa chỉ của người xuất nhập khẩu.
- Phần số 3: Điền thông tin chi tiết của lô hàng như địa điểm lưu kho, bill, phương tiện vận chuyển, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…
- Phần số 4: Trị giá hóa đơn, hóa đơn thương mại,…
- Phần số 5: Phần này sau khi đã nhập chi tiết mặt hàng thì tự động trên hệ thống sẽ xuất ra cho mình luôn.
- Phần số 6: Phần này sẽ cho hải quan trả tờ khi về
- Phần số 7: Ghi chú tờ khai hải quan
- Phần số 8: Danh sách hàng hóa
Để việc kê khai được hoàn chỉnh, tránh tình trạng bị nhầm lẫn mất nhiều thời gian thì bạn cần phải làm đúng các yêu cầu ở trong tờ khai như:
– Góc phía trái tờ khai: Người khai phải ghi rõ tên của Chi cục Hải quan
– Ở phần giữa của tờ khai
Số tham chiếu cùng với ngay giờ gửi: Đây sẽ do hệ thống cấp tự động cho từng tờ khai khi mà người khai gửi các dữ liệu để khai báo hải quan điện tử đến hệ thống để có thể đăng ký kê khai hàng xuất khẩu.
Số tờ khai và ngày giờ đăng ký: Ở phần này sẽ là số thứ tự của tờ khai hàng ngày mà bạn đăng kí theo từng loại xuất khẩu tại Chi cục Hải quan được ghi tại tự động bởi hệ thống. Với các trường hợp phải ghi thủ công thì công chức Hải quan tiến hành ghi đầy đủ cả ký hiệu loại hình xuất khẩu hàng hóa, số tờ khai, ký hiệu của Chi cục hải quan đăng ký theo một trật tự: số lượng phụ lục tờ khai và ký tên đóng dấu công chức, số tờ khai/XK/loại hình/đơn vị đăng ký tờ khai.
– Phần bên phải của tờ khai:
Theo phương thức thủ công thì công chức hải quan sẽ tiến hành tiếp nhận các đăng ký tờ khai hàng xuất khẩu rồi ký tên và sau đó là đóng dấu công chức.
Theo phương thức điện tử thì tự động sẽ được ghi tên, số ký hiệu của các công chức tiếp nhận tờ khai
Cách để truyền tờ khai điện tử ở trên phần mềm Vnaccs
Hầu như doanh nghiệp hiện nay khi khai báo hải quan điện tử thì sẽ dùng phần mềm Ecus5 – Vnaccs. Do đó, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tết để bạn hiểu cách sử dụng phần mềm này ở trong việc khai báo điện tử nhé. Hệ thống thông quan hàng hóa một cách tự động – phần mềm Vnaccs dùng để thông quan các hàng hóa xuất nhập khẩu cho những doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khu chế xuất,….
Các bước truyền tờ khai cơ bản bằng phần mềm Vnaccs
Bước 1: Chuẩn bị chứng từ để khai hải quan, mua chữ ký số.
Một doanh nghiệp có thể mua được nhiều chữ ký số, với mỗi chữ ký số thì sẽ có một tài khoản ở trên hệ thống Vnaccs
Để có thể khai báo hải quan thì bạn cần phải chuẩn bị thông tin hay chứng từ gì?
Các thông tin cần để có thể khai hải quan bao gồm:
- Thông tin của doanh nghiệp bao gồm tên công ty, địa chỉ, Mã số thuế
- Xác định được loại hình doanh nghiệp
- Nội dung của hàng hóa
- Cần chuẩn bị các chứng từ sau khi bạn có nhu cầu truyền tờ khai hải quan Contract (hợp đồng ngoại thương -không bắt buộc), Invoice (hóa đơn thương mại-bắt buộc), Vận đơn (bill of lading là bắt buột nếu truyền tờ khai nhập khẩu), Packing list (Phiếu đóng gói – Khi có kiểm hóa), Arrival Notice (Giấy báo hàng đến – nếu là truyền tờ khai nhập khẩu), Giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có).
Việc chuẩn bị chứng từ như vậy sẽ có thể giúp bạn không lúng túng khi thực hiện khai báo hải quan điện tử.
Bước 2: Đăng ký tài khoản Vnaccs
Thường thì khi công ty mới thành lập sẽ chưa có thông tin ở trên hệ thống hải quan, do đó phải đăng ký thông tin bằng gửi mail tới Tổng cục Hải quan, sau khi Tổng cục Hải quan đã cập nhật các thông tin mới thì có thể tạo được tài khoản gồm:
- User code – mã người sử dụng
- Passwords – Mật khẩu
- Terminal ID – Mã thiết bị đầu cuối
- Khóa truy cập
Bước 3: Lên tờ khai.
Sau khi đã có đầy đủ bộ chứng từ của xuất nhập khẩu như: Invoice, Contract, Packing list thì người khai phải dựa vào các chi tiết tiết ở trên tờ khai để có thể lên tờ khai hải quan theo các thông tin ở trên hệ thống.
Bước 4: Truyền tờ khai
Sau khi đã lên tờ khai đầy đủ thì mình sẽ truyền tờ khai lên trên hệ thống hải quan. Sau khi đã truyền số liệu thì bạn sẽ có thể nhận được các thông tin phản hồi đến từ cơ quan hải quan. Trong trường hợp hệ thống tìm ra lỗi thì sẽ có các thông báo ở trên màn hình máy tính để bạn có thể sửa lại.
Khi số liệu sơ bộ hợp lệ thì trên hệ thống trả về số tờ khai hải quan và kết quả phân luồng. Bạn sẽ phải thực hiện một trong những lựa chọn sau đây:
- Ký hiệu số 1 là luồng xanh thì bạn sẽ được miễn kiểm tra các hồ sơ và miễn kiểm tra hàng hóa thực tế. Khi lô hàng đã được cơ quan hải quan chấp nhận được thông quan thì chỉ cần cầm theo tờ khai xuống đăng kí, lúc đó sẽ được thông quan luôn.
- Ký hiệu số 2 là luồng vàng thì hải quan sẽ kiểm tra lại hồ sơ hải quan. Nếu lô hàng được chấp nhận thì sẽ được thông quan còn nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hàng hóa thì phải chịu kiểm hóa giống như của trường hợp bị luồng đỏ. Nếu sai hồ sơ và bị yêu cầu sửa đổi và bổ sung hồ sơ hải quan thì các doanh nghiệp phải thực hiện theo yêu cầu và đưa ra hồ sơ giấy để cơ quan hải quan có thể kiểm tra.
- Ký hiệu số 3 là luồng đỏ thì doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ và hàng hóa để các cơ quan hải quan có thể kiểm tra thực tế hàng hóa
Hiên tại có 2 cách để có thể thực hiện kiểm hóa là hải quan trực tiếp bằng cách xuống mở container và kiểm tra thực tế hàng hóa, hoặc là đưa qua máy soi kiểm hóa.
Bước 5: Đóng dấu để thông quan và lấy hàng.
Bước 6: Nhập các dữ liệu vào phần mềm.
Trên đây là toàn bộ các thông tin chi tiết về tờ khai hải quan. Phước An Logistics – Đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói uy tín, chất lượng, giá cước tốt nhất thị trường ở trong thời điểm hiện tại. Chúng tôi rất hân hạnh khi được phục vụ quý khách!
