Nếu như bạn đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chắc hẳn đã từng nghe qua thuật ngữ “Shipping Instruction“. Vậy Shipping Instruction là gì? Công dụng của Shipping Instruction trong xuất nhập khẩu như thế nào? Và các để khai báo Shipping Instruction ra sao. Hãy để Vận chuyển Phước An giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên thông qua bài viết sau đây.
Shipping Instruction là gì?
Shipping Instruction hay còn được viết tắt là SI. Là một loại chứng từ được chủ hàng (hoặc nhà xuất khẩu) cung cấp, chứa các thông tin hướng dẫn giao nhận hoặc vận chuyển hàng hoá. Các công ty giao nhận vận tải (Fowarder) sẽ dựa vào những thông tin trên SI để quá trình vận chuyển hàng hoá được diễn ra theo đúng yêu cầu của chủ hàng (hoặc nhà xuất khẩu).
Bên cạnh đó, SI cần phải được gửi tới công ty giao nhận vận tải để tạo vận đơn, và đồng nhất với các thông tin trên các chứng từ có liên quan như Bill of Lading trong quá trình vận chuyển hàng hoá, hạn chế những sai sót không đáng có.
Công dụng của Shipping Instruction trong xuất nhập khẩu
Như đã biết thì SI cung cấp những thông tin về hàng hoá mà các công ty giao nhận vận tải sẽ phải thực hiện vận chuyển, những hàng hoá này có nằm trong danh mục được vận chuyển hay không. Giúp cho quá trình vận chuyển được diễn ra theo đúng như yêu cầu của chủ hàng (hoặc nhà xuất khẩu). Ngoài ra, những thông tin trên SI sẽ là một trong những thông tin hữu ích để tìm ra nguyên nhân hoặc truy cứu trách nhiệm nếu như có vấn đề xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Bên cạnh đó, Shipping Instruction còn hỗ trợ việc làm các chứng từ, thủ tục thống nhất hơn. Thông thường thì SI sẽ được bên chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi cho Fowarder và sau đó họ sẽ làm thành một bản nháp hoàn thiện và gửi ngược lại. Sau khi cả hai thống nhất được thông tin với nhau thì lúc đó sẽ tiến hành tạo vận đơn (Bill of Lading).
Nội dung của Shipping Instruction
Trên một tờ Shipping instruction sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như sau:
- Booking Number: Ngày và số Booking
- Shipper: Nhà xuất khẩu
- Consignee: Nhà nhập khẩu —>>> Tìm hiểu thêm về: Consignee là gì?
- Notify Party: Người nhận thông tin báo hàng đến
- Vessel & Voyage: Tên hãng tàu và số chuyến
- Port of loading: Địa điểm xếp hàng để xuất khẩu
- Place of receipt: Địa điểm nhận hàng để xuất khẩu
- Final Destination: Địa điểm nhận hàng tại nơi nhập khẩu
- Port of Discharge: Địa điểm dỡ hàng tại nơi đến
- Container Number: Số container
- Seal Number: Số Seal
- Shipping Mark: Nhãn hiệu vận chuyển
- Quantity: Số lượng
- Cargo description: Thông tin hàng hoá
- Các loại bill sử dụng: MBL, HBL, Seaway Bill, Surrender Bill…
- Gross Weight and CBM: Tổng trọng lượng và thể tích
- Payment terms: điều khoản thanh toán
- Và một số hồ sơ khác….
Ngoài ra, nếu số lượng hàng hoá khá nhiều, thì bên chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi thêm Packing list để hỗ trợ cho việc khai báo thông tin.
Cách khai báo Shipping Instruction
Hiện nay, có hai cách khai báo SI phổ biến: Khai báo qua Email hoặc khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu mà mình vận chuyển.
Khai báo qua Email
Thực hiện khai báo qua email thường được thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi thông tin SI cho Fowarder
- Bước 2: Bên Fowarder sẽ tiếp nhận thông tin và gửi bản nháp hoàn thiện SI ngược lại cho chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu.
- Bước 3: Hai bên thống nhất thông tin trên tờ SI
- Bước 4: Fowarder tiến hành gửi tờ SI lên hãng tàu để tạo vận đơn (Bill Of Lading)
Hình thức này được đánh giá là tiết kiệm rất nhiều thời gian thay vì gửi văn bảng trực tiếp cho nhau.
Khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu
- Bước 1: Chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi thông tin SI cho Fowarder
- Bước 2: Fowarder cùng chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu thống nhất thông tin với nhau
- Bước 3: Chủ hàng/nhà xuất khẩu hoặc Fowarder sẽ tiến hành hoàn thiện toàn bộ thông tin trên Website của hãng tàu
- Bước 4: Kiểm tra thông tin SI đã hoàn thiện
Khi sử dung phương thức khai báo này sẽ giúp hai bên tiết kiệm thời gian, tạo được sự thuận tiện.
Ngoài ra, hiện nay còn có chính sách phạt tiền chậm submit Bill qua email cao hơn qua hệ thống Website để mọi người sử dụng submit hệ thống nhiều hơn.
Shipping Instruction do ai khai báo
Việc khai báo SI sẽ do chủ hàng/nhà xuất khẩu hoặc Fowarder làm. Fowarder có trách nhiệm và nghĩa vụ yêu cầu chủ hàng/nhà xuất khẩu thực hiện khai báo SI. Trong trường hợp SI của chủ hàng/nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn hoặc quá thời gian cho phép, các Fowarder sẽ bị phạt hành chính hoặc bị giữ hàng và không cho gửi hàng. Vì thế đòi hỏi cả hai bên phải có trách nhiệm trọng việc xác minh chính xác các thông SI để tránh ra những vấn đề không đáng có.
Bài viết là toàn bộ thông tin về Shipping Instruction là gì? Công dụng của Shipping Instruction và những vấn đề liên quan đến Shipping Instruction. Ngoài ra, chúng tôi – Vận chuyển Phước An còn cung cấp những thông tin, kiến thức hữu ích tại Website của Phước An. Mọi thắc mắc cần được hỗ trợ hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE hoặc Website để được giải đáp.
—>>> Tham khảo thêm: ETA Là Gì? ETD Là Gì? Tầm Quan Trọng Của ETA Và ETD
- Việt Nam nhập khẩu gì từ Thái Lan? - 18/11/2023
- Các mặt hàng nhập khẩu từ Thái Lan phổ biến nhất hiện nay - 17/11/2023
- Chi tiết về thủ tục nhập khẩu hàng Thái Lan về Việt Nam - 16/11/2023
