Nếu như bạn đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chắc hẳn đã từng nghe qua thuật ngữ “Shipping Instruction“. Vậy Shipping Instruction là gì? Công dụng của Shipping Instruction trong xuất nhập khẩu như thế nào? Và các để khai báo Shipping Instruction ra sao. Hãy để Vận chuyển Phước An giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên thông qua bài viết sau đây.
Shipping Instruction là gì?
Shipping Instruction hay còn được viết tắt là SI. Là một loại chứng từ được chủ hàng (hoặc nhà xuất khẩu) cung cấp, chứa các thông tin hướng dẫn giao nhận hoặc vận chuyển hàng hóa. Các công ty giao nhận vận tải (Fowarder) sẽ dựa vào những thông tin trên SI để quá trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra theo đúng yêu cầu của chủ hàng (hoặc nhà xuất khẩu).
Bên cạnh đó, SI cần phải được gửi tới công ty giao nhận vận tải để tạo vận đơn, và đồng nhất với các thông tin trên các chứng từ có liên quan như Bill of Lading trong quá trình vận chuyển hàng hóa, hạn chế những sai sót không đáng có.
Công dụng của Shipping Instruction trong xuất nhập khẩu
Như đã biết thì SI cung cấp những thông tin về hàng hóa mà các công ty giao nhận vận tải sẽ phải thực hiện vận chuyển, những hàng hóa này có nằm trong danh mục được vận chuyển hay không. Giúp cho quá trình vận chuyển được diễn ra theo đúng như yêu cầu của chủ hàng (hoặc nhà xuất khẩu). Ngoài ra, những thông tin trên SI sẽ là một trong những thông tin hữu ích để tìm ra nguyên nhân hoặc truy cứu trách nhiệm nếu như có vấn đề xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Bên cạnh đó, Shipping Instruction còn hỗ trợ việc làm các chứng từ, thủ tục thống nhất hơn. Thông thường thì SI sẽ được bên chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi cho Fowarder và sau đó họ sẽ làm thành một bản nháp hoàn thiện và gửi ngược lại. Sau khi cả hai thống nhất được thông tin với nhau thì lúc đó sẽ tiến hành tạo vận đơn (Bill of Lading).
Nội dung của Shipping Instruction
Trên một tờ Shipping instruction sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như sau:
- Booking Number: Ngày và số Booking
- Shipper: Nhà xuất khẩu
- Consignee: Nhà nhập khẩu —>>> Tìm hiểu thêm về: Consignee là gì?
- Notify Party: Người nhận thông tin báo hàng đến
- Vessel & Voyage: Tên hãng tàu và số chuyến
- Port of loading: Địa điểm xếp hàng để xuất khẩu
- Place of receipt: Địa điểm nhận hàng để xuất khẩu
- Final Destination: Địa điểm nhận hàng tại nơi nhập khẩu
- Port of Discharge: Địa điểm dỡ hàng tại nơi đến
- Container Number: Số container
- Seal Number: Số Seal
- Shipping Mark: Nhãn hiệu vận chuyển
- Quantity: Số lượng
- Cargo description: Thông tin hàng hóa
- Các loại bill sử dụng: MBL, HBL, Seaway Bill, Surrender Bill…
- Gross Weight and CBM: Tổng trọng lượng và thể tích
- Payment terms: điều khoản thanh toán
- Và một số hồ sơ khác….
Ngoài ra, nếu số lượng hàng hóa khá nhiều, thì bên chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi thêm Packing list để hỗ trợ cho việc khai báo thông tin.
Vai trò của Shipping Instruction
Đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác: SI giúp đảm bảo tất cả thông tin về hàng hóa sẽ được truyền đạt chính xác.
- Hỗ trợ quá trình hải quan: SI là một trong những tài liệu quan trọng được sử dụng để làm thủ tục hải quan tại nước nhập khẩu.
- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, Shipping Instruction có thể được sử dụng như một bằng chứng pháp lý.
- Giúp quản lý hiệu quả: Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các lô hàng xuất nhập khẩu
Shipping Instruction do ai khai báo
Việc thực hiện khai báo SI sẽ do chủ hàng và Forwarder đảm nhận. Các đơn vị vận chuyển khi nhận hàng sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ yêu cầu chủ hàng phải thực hiện các hoạt động khai báo SI.
Trong trường hợp SI của chủ hàng/nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn hoặc quá thời gian cho phép, các Fowarder sẽ bị phạt hành chính hoặc bị giữ hàng và không cho gửi hàng. Vì thế đòi hỏi cả hai bên phải có trách nhiệm trong việc xác minh chính xác các thông tin SI để tránh những vấn đề không đáng có.
Cách khai báo Shipping Instruction
Hiện nay, có hai cách khai báo SI phổ biến: Khai báo qua Email hoặc khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu mà mình vận chuyển.
Khai báo qua Email
Thực hiện khai báo qua email thường được thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi thông tin SI cho Fowarder
- Bước 2: Bên Fowarder sẽ tiếp nhận thông tin và gửi bản nháp hoàn thiện SI ngược lại cho chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu.
- Bước 3: Hai bên thống nhất thông tin trên tờ SI
- Bước 4: Fowarder tiến hành gửi tờ SI lên hãng tàu để tạo vận đơn (Bill Of Lading)
Hình thức này được đánh giá là tiết kiệm rất nhiều thời gian thay vì gửi văn bảng trực tiếp cho nhau.
Khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu
- Bước 1: Chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu gửi thông tin SI cho Fowarder
- Bước 2: Fowarder cùng chủ hàng hoặc nhà xuất khẩu thống nhất thông tin với nhau
- Bước 3: Chủ hàng/nhà xuất khẩu hoặc Fowarder sẽ tiến hành hoàn thiện toàn bộ thông tin trên Website của hãng tàu
- Bước 4: Kiểm tra thông tin SI đã hoàn thiện
Khi sử dung phương thức khai báo này sẽ giúp hai bên tiết kiệm thời gian, tạo được sự thuận tiện.
Ngoài ra, hiện nay còn có chính sách phạt tiền chậm submit Bill qua email cao hơn qua hệ thống Website để mọi người sử dụng submit hệ thống nhiều hơn.
Shipping Instruction là một tài liệu không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ về SI và cách lập SI chính xác sẽ giúp bạn đảm bảo rằng hàng hóa của bạn được vận chuyển an toàn và đúng quy định.
Bài viết là toàn bộ thông tin về Shipping Instruction là gì? Công dụng của Shipping Instruction và những vấn đề liên quan đến Shipping Instruction. Ngoài ra, chúng tôi – Vận chuyển Phước An còn cung cấp những thông tin, kiến thức hữu ích tại Website của Phước An. Mọi thắc mắc cần được hỗ trợ hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE hoặc Website để được giải đáp.
—>>> Tham khảo thêm: ETA Là Gì? ETD Là Gì? Tầm Quan Trọng Của ETA Và ETD
- Vận chuyển hàng đi lào chỉ với 15k/1kg – Bảng giá 2025 - 25/05/2025
- Gửi hàng đi Thái lan chỉ với 40k/1kg – Bảng Giá 2025 - 24/05/2025
- Vận Chuyển hàng đi Campuchia 7k/1 kg – Bảng Giá 2025 - 24/05/2025
