Trong bộ hồ chứng từ khai báo hải quan xuất nhập khẩu, Packing List là một loại chứng từ không thể thiếu. Vậy Packing List là gì? Và tại sao Packing List lại quan trọng như vậy?. Hãy để Vận chuyển Phước An giúp bạn giải đáp ngay trong bài viết dưới đây!
Packing List là gì?
Packing List hay còn được gọi là Phiếu đóng gói hàng hóa hay bảng kê danh mục hàng hóa. Đây là một chứng từ rất quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu. Trên Packing List có các thông tin liệt kê chi tiết các mặt hàng được đóng gói trong một lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Nó cung cấp thông tin đầy đủ về số lượng, loại hàng hóa, trọng lượng, kích thước và các đặc điểm khác của từng mặt hàng. Packing List thường đi kèm với các tài liệu khác như Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Bill of Lading (Vận đơn).
Vậy Packing List có mấy loại?
Theo như kinh nghiệm mà chúng tôi đã có trong lĩnh vực Logistics và khai báo hải quan hơn 5 năm, Packing List được chia thành 3 loại với tuỳ mục đích sử dụng được thể hiện ở bảng như sau:
| Detailed Packing List | Đây là phiếu đóng gói hàng hoá chi tiết. Nội dung của loại này cực kỳ chi tiết và cụ thể, cũng là loại packing list được ưu tiên dùng nhất hiện nay |
| Neutrai Packing List | Đây là phiếu đóng gói hàng hoá trung lập. Thông thường, tên người bán sẽ không được ghi trên loại phiếu này |
| Packing and Weight List | Đây là phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng |
—->>> Tham khảo thêm: EXW Price Là Gì? Tất Tần Tật Thông Tin Về EXW Price
Vai trò và Chức năng của Packing List là gì?
Để hiểu rõ hơn về vai trò và chức năng của Packing List là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa, hãy cùng Vận chuyển Phước An điểm qua những chức năng chính của Packing List bạn nhé!
Ngay từ tên gọi của Packing List thì cũng đủ đề hiểu phần nào rằng Packing List là loại chứng từ mô tả cách thức đóng gói lô hàng. Nhìn vào đó, bạn sẽ hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Từ đó có thể dễ dàng suy ra được:
- Cần bố trí container để xếp dỡ hàng hóa như thế nào.
- Nên thuê công nhân dể bốc xếp hàng hoá hay điều động các loại xe chuyên dụng như xe cẩu, xe nâng.
- Nên lựa chọn phương tiện vận tải đường bộ như thế nào, nên sử dụng xe tải cỡ nào sao cho phù hợp để vận chuyển hàng hoá từ cảng về kho,…
- Khi phải kiểm hoá trong quá trình làm thủ tục thông quan thì tìm kiếm hàng hóa đó ở vị trí nào,…
- Từ những thông tin được nêu trong phiếu đóng gói, nếu như gặp trường hợp hàng hoá bị lỗi, bạn có thể khiếu nại nhà sản xuất một cách rõ ràng và minh bạch hơn. Bên bán hàng sẽ dễ dàng truy ra được số lô bị lỗi, từ đó đưa ra giải pháp xử lý kịp thời nhất.
Một điều lưu ý cần lưu ý rằng thông tin giữa phiếu đóng gói hàng hóa Packing List và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) rất dễ nhầm lẫn bởi chúng khá giống nhau và có nhiều thông tin liên quan đến nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, hoá đơn thương mại là chứng từ thiên về phương thức thanh toán giữa các bên. Trong khi đó, phiếu đóng gói hàng hoá Packing List sẽ thể hiện nội dung rằng cách thức đóng gói của hàng hoá như thế nào, thể tích và trọng lượng bao nhiêu,…
Tại sao Packing List lại quan trọng?
- Đảm bảo hàng hóa đúng quy cách: Packing List giúp đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin đã khai báo, tránh trường hợp sai sót và thiếu thụt hàng hóa.
- Quản lý kho: Packing List giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả kho hàng, theo dõi số lượng hàng tồn kho.
- Tính minh bạch trong giao dịch: Packing List cung cấp thông tin đầy đủ cho các bên liên quan, giúp tăng tính minh bạch trong giao dịch.
- Hỗ trợ quá trình làm thủ tục hải quan: Packing List là một trong những tài liệu bắt buộc phải có khi làm thủ tục hải quan, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
- Bảo hiểm hàng hóa: Packing List là cơ sở để tính phí bảo hiểm hàng hóa.
- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, Packing List sẽ là bằng chứng quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên.
Packing List do ai phát hành
Packing List là một chứng từ do người bán tạo ra nhằm cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, thông tin hàng cho người mua. Do đó, Packing List không được phát hành bởi một tổ chức hay cá nhân cụ thể nào, mà được lập ra bởi chính doanh nghiệp xuất khẩu.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Packing List có thể được lập bởi bên thứ ba, ví dụ như:
- Công ty vận chuyển: Khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, Packing List có thể được lập bởi công ty vận chuyển thay cho người bán.
- Cơ quan hải quan: Trong một số trường hợp, cơ quan hải quan có thể yêu cầu người bán hoặc bên vận chuyển lập Packing List theo mẫu quy định của họ.
Packing List được lập khi nào?
Paking List thường được lập ra sau khi hàng hóa đã được đóng gói. Bởi vì lúc đó, mới biết được chính xác số lượng, kích thước, trọng lượng và quy cách đóng gói của hàng hóa.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Packing List có thể được lập trước khi đóng hàng, ví dụ như:
- Đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại: Nếu người bán đã từng xuất khẩu những lô hàng tương tự cho cùng một người mua, họ có thể lập Packing List trước khi đóng hàng dựa trên thông tin của các lô hàng trước.
- Khi hãng tàu yêu cầu vận đơn sớm: Nếu hãng tàu yêu cầu người bán cung cấp Packing List sớm để làm cơ sở soạn vận đơn, người bán có thể lập Packing List trước khi đóng hàng.
Thời điểm cụ thể để lập Packing List sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người mua và người bán, cũng như yêu cầu của hãng tàu hoặc cơ quan hải quan.
Nội dung và cấu trúc cần thiết trong Packing List
Một Packing List tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin về người gửi và người nhận: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email.
- Số Packing List: Một mã số duy nhất để xác định từng Packing List.
- Ngày lập: Ngày lập Packing List.
- Số hiệu container (nếu có): Số hiệu container chứa hàng hóa.
- Danh sách hàng hóa chi tiết:
- Tên hàng hóa: Mô tả chi tiết về sản phẩm.
- Số lượng: Số lượng sản phẩm.
- Đơn vị tính: Ví dụ: cái, hộp, kg.
- Trọng lượng: Trọng lượng của từng loại hàng hóa.
- Kích thước: Chiều dài, rộng, cao của từng kiện hàng.
- Mã sản phẩm: Mã sản phẩm (SKU) nếu có.
- Thông tin về bao bì: Loại bao bì (thùng carton, pallet, bao bì mềm), số lượng bao bì.
- Tổng trọng lượng: Tổng trọng lượng của toàn bộ lô hàng.
- Tổng số kiện hàng: Tổng số kiện hàng trong lô hàng.
Cách tạo một Packing List hiệu quả
Để tạo một Packing List chính xác và chuyên nghiệp, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thu thập thông tin đầy đủ về hàng hóa
Kiểm tra kỹ thông tin về sản phẩm, số lượng, kích thước, trọng lượng trước khi lập Packing List.
Bước 2: Lựa chọn mẫu Packing List phù hợp
Tùy theo loại hàng hòa sẽ có nhiều mẫu Packing List khác nhau, bạn nên chọn mẫu phù hợp với loại hàng hóa và yêu cầu của khách hàng.
Bước 3: Điền đầy đủ chính xác các thông tin
Đảm bảo tất cả các thông tin đều được điền chính xác và rõ ràng, bao gồm các thông tin mà chúng tôi cung cấp phía trên.
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin trước khi in
Bạn cần kiểm tra kỹ lại tất cả các thông tin để tránh những va đề phát sinh xảy ra, đôi khi dẫn đến mất thời gian sửa lại và tốn thêm chi phí.
Mẹo để tạo một Packing List chuyên nghiệp:
Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực Logistics, chúng tôi – Vận chuyển Phước An sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo để tạo một Packing List chuyên nghiệp và đúng với pháp luật:
Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho:
Các phần mềm này sẽ giúp bạn vừa quản lý số lượng hàng hóa, lưu trữ và giúp tự động hóa quá trình tạo Packing List, giảm thiểu sai sót.
Bạn cần phải đảm bảo tính chính xác của thông tin:
Các thông tin trên Packing List cần phải trùng khớp với thông tin trên các tài liệu khác như hóa đơn, vận đơn. Trong trường hợp các thông tin không trùng khớp sẽ thì khả năng cao bạn sẽ không được thông quan hàng hóa và tốn nhiều chi phí để sửa lại thông tin.
Bạn nên viết những lời chú thích rõ ràng, súc tích:
Tránh sử dụng các từ viết tắt hoặc thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu.
Mẫu Packing List xuất khẩu
Packing List không có mẫu cố định mà được lập theo yêu cầu của người mua, người bán hoặc cơ quan hải quan. Tuy nhiên, nội dung chính của Packing List thường bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin về người bán và người mua: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc.
- Thông tin về lô hàng: Số lượng container, mã số container, ngày đóng gói, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.
- Thông tin về hàng hóa: Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng, kích thước, quy cách đóng gói.
- Giá trị hàng hóa: CIF (Cost, Insurance and Freight) hoặc FOB (Free on Board).
- Chữ ký và đóng dấu của người bán.
Ngoài những thông tin chính trên, Packing List có thể bao gồm thêm một số thông tin khác như:
- Mô tả chi tiết về hàng hóa: Chất liệu, màu sắc, thương hiệu, xuất xứ, v.v.
- Điều kiện bảo quản hàng hóa: Nhiệt độ, độ ẩm, v.v.
- Hướng dẫn vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa.
- Ghi chú: Bất kỳ thông tin nào khác mà người bán hoặc người mua cho là quan trọng.
Những điều cần lưu ý khi lập Packing List
Với chức năng và vai trò của Packing List trong việc xác định quy cách đóng gói hàng hóa thì khi lập Packing List, bạn cần phải lưu ý và đảm bảo các yếu tố quan trọng sau:
- Số và ngày lập
- Tên + mã hàng hóa (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng
- Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng hóa
- Thông tin của bên bán và bên mua.
Packing List là một tài liệu vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm vững kiến thức về Packing List sẽ giúp bạn thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Bằng cách áp dụng mô hình EAV, chúng ta có thể tối ưu hóa quá trình quản lý và sử dụng thông tin Packing List.
Packing List là một chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng rằng với những thông tin được Vận chuyển Phước An cung cấp ở bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Packing List là gì và vai trò của Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác cần được chúng tôi giải đáp, vui lòng liên hệ ngay đến Hotline: 0789.377.386 để được tư vấn và báo giá nhanh nhất!
—->>>> Xem thêm: CIF là gì? Tất tần tật về CIF trong xuất nhập khẩu
- Gửi hàng đi Thái Lan chỉ với 30k/1kg – Bảng Giá 2024 - 10/12/2024
- Vận chuyển phụ liệu may mặc đi Campuchia Chuyên nghiệp - 09/12/2024
- Thủ tục tạm nhập tái xuất đi Lào – Chi tiết dịch vụ - 09/12/2024
